A-Z Studenten Sociaal Juridische Dienstverlening
Mailetiquette
Mail is een belangrijk middel om te communiceren binnen de opleiding SJD. Om efficiënt en effectief met dit middel om te gaan, gelden voor iedereen die bij SJD studeert of werkt de onderstaande tien regels.
- Lees elke school- of werkdag de ingekomen mails.
- Reageer op elke mail – indien een reactie wordt gevraagd – binnen maximaal twee school- of werkdagen. Reageer op een mail waarin met spoed om een reactie wordt gevraagd, binnen één school- of werkdag.
- Zorg ervoor dat de tekst van een mail eruit ziet als een brief.
- Gebruik ter afsluiting van de mail een (automatisch) onderschrift.
- Wees in een mailbericht professioneel, zakelijk en vriendelijk.
- Houd de tekst van de mail kort en krachtig.
- Gebruik mail alleen als u zeker weet dat de informatie waarnaar u vraagt niet elders is te vinden en als u zeker weet dat de gevraagde informatie snel en eenvoudig is te geven per mail.
- Verstuur alleen een bericht naar een (grote) groep als dat bericht ook voor iedereen in die groep interessant is.
- Gebruik de onderwerpregel om in één zin kort en duidelijk weer te geven waarover de mail gaat.
- Gebruik voor mails met berichten die betrekking hebben op de opleiding uitsluitend een HvA-account.
- Het is veel beter om niet te mailen. In het mailverkeer mis je namelijk de non verbale communicatie (gebaren, oogcontact, kleur in je stem etc). Om je boodschap duidelijk te maken, kun je dus beter bellen of even langsgaan. Toch kan het in speciale gevallen handig zijn om te mailen. Als dit mailen gebeurt volgens de tien regels van de mailetiquette zal deze manier van communiceren efficiënt en effectief verlopen.
- Als je een mail stuurt met een vraag is het prettig als je weet wanneer je een antwoord kunt verwachten. Daarom worden in de mailetiquette termijnen genoemd. Iedereen krijgt binnen maximaal twee school- of werkdagen een reactie. Heb je snel een reactie nodig? Schrijf dan in je mail dat je met spoed een reactie wilt. Dan krijg je binnen één school- of werkdag een antwoord. Vanzelfsprekend kun je in je mail ook een termijn noemen waarbinnen je reactie wilt. Sommige docenten werken parttime. Zij lezen dus niet elke dag hun mail. Vandaar dat in de regels niet alleen over schooldag, maar ook over werkdag wordt gesproken. Studenten dienen elke schooldag hun mail te lezen. (regel 1 en 2)
- Zorg ervoor dat de tekst van een mail eruit ziet als een brief. Gebruik een aanhef die je van toepassing acht, begin met wat je wilt vertellen met een inleiding, doe je verhaal en sluit netjes af. Vergeet vooral niet om af en toe een witregel te gebruiken. (regel 3)
- Spel- en stijlfouten horen net als bij een normale brief niet thuis in een mail. (regel 3)
- Gebruik ter afsluiting van de tekst een (automatisch) onderschrift. Ben je een student, denk dan aan de volgende gegevens voor een volledig onderschrift: je volledige naam, je studentnummer, je klas en contactinformatie zoals je mobiele telefoonnummer. (regel 4)
- Schrijf je toch een mail? Omdat je de non-verbale communicatie mist, is het af te raden om in een mail je emoties mee laten spelen. Vaak word je dan verkeerd begrepen. Wees dus zakelijk. (regel 5)
- Wees vriendelijk en professioneel. Zo voorkom je dat de ontvanger geëmotioneerd reageert op jouw mail. (regel 5)
- Als je iets van een ander gedaan wilt hebben, blijf dan netjes, zelfs als iemand zich niet aan zijn afspraken houdt en jij hem aan de gemaakte afspraak moet herinneren. Vermijd daarbij een belerende en dwingende toon. Een belerende en dwingende toon wekt namelijk veelal wrevel op bij de ontvanger. En met wrevel ben je nog verder van huis, vooral als je iets gedaan wilt hebben. (regel 5)
- Gebruik mailberichten voor routinezaken en voor vragen met snelle, eenvoudige antwoorden en niet voor ingewikkelde onderwerpen. (regel 6 en 7)
- Bedenk voordat je een mail stuurt, of je een antwoord op jouw vraag elders kunt vinden. Als bijvoorbeeld op MijnHvA staat dat de cijfers van toetsen binnen drie weken in SIS staan, is een mail met een vraag naar een cijfer niet nodig tenzij de drie weken zijn verstreken. (regel 7)
- Medewerkers bij SJD ontvangen wekelijks een nieuwsbrief. In deze nieuwsbrief staat alle actuele informatie over de opleiding gebundeld. De nieuwsbrief vervangt daarmee de “mails to all”. Berichten voor de nieuwsbrief die maandag voor 12:00 uur bij Marjolein Kessels zijn ontvangen, worden op de eerstvolgende dinsdag in de nieuwsbrief geplaatst. (regel 8)
- Als je je inbox opent is het handig als je aan de titels van de mails kunt afleiden waarover het bericht gaat. (regel 9)
- Mailen moet professioneel en zakelijk gebeuren. Daarom is het van belang dat je mailt met behulp van je HvA-account. Mail dus niet met hotmail, gmail etc. (regel 10)