Hogeschool van Amsterdam

A-Z Studenten Pedagogiek

E-mail

Zodra je ingeschreven staat aan de HvA, kun je gebruik maken van een HvA e-mailadres in Microsoft 365 (roepnaam.achternaam@hva.nl of roepnaam.tussenvoegsel.achternaam@hva.nl). Dit e-mailadres wordt automatisch voor je aangemaakt.

Toegang

Je gebruikersnaam is hetzelfde als je e-mailadres en je wachtwoord is hetzelfde als dat van je HvA-ID. Om in te kunnen loggen, moet je de eerste keer dat je het HvA e-mailadres gebruikt, een tweestapsverificatie instellen. Lees hier hoe je tweestapsverificatie instelt.
Als je je uitschrijft als student, blijft het HvA e-mailadres nog 3 maanden geldig en kun je e-mails ontvangen en versturen. Hierna wordt je HvA-mailaccount afgesloten.

E-mail als officieel communicatiekanaal

De HvA beschouwt e-mail als een officieel communicatiekanaal. Controleer daarom regelmatig je HvA-mailbox of je privé-e-mailadres. Anders loop je allerlei relevante informatie over je opleiding mis.

Let op:

Maak je gebruik van Hotmail, Live Mail of MSN Mail als privé-e-mailadres? Dan bestaat de kans dat e-mails die de HvA je stuurt in de 'spam'-map terecht komen. Bekijk deze map geregeld en markeer de HvA als vertrouwde afzender.

Automatisch doorsturen

Via het HvA e-mailadres worden mails automatisch doorgestuurd naar het privé-e-mailadres dat je in Studielink hebt opgegeven. Deze forward kun je ook uitzetten (en dat adviseren we ook, omdat doorsturen soms foutmeldingen geeft). Lees onder 'Automatische forward stopzetten' op deze pagina hoe je dat doet.

Het HvA e-mailadres gebruiken:

Voor de beste gebruikerservaring raden we de Outlook-app aan. POP3 en IMAP voldoen niet aan de beveiligingseisen en zijn daarom niet beschikbaar. Lees op de supportpagina's van Microsoft hoe je e-mail (en andere apps van Microsoft 365) instelt op je Android-telefoon of op je iPhone of iPad:

Ga naar de supportpagina van Microsoft en lees hoe je e-mail instelt op je desktop of laptop:

Een e-mailaccount toevoegen aan Outlook

De mails die je ontvangt in je HvA-mailbox worden automatisch doorgestuurd naar je privé-e-mailadres. Vind je dit oké? Dan hoef je niets te doen. Wil je deze forward uitzetten? Ga dan naar de instellingen van je account en klik op 'Mijn gegevens' . Op deze pagina kun je het automatisch doorsturen van e-mails uitschakelen. Zo kun je e-mails van je studie en je privé-e-mail gescheiden houden.

Studenten zonder inschrijving kunnen automatisch doorsturen niet uitzetten. Pas als je definitief bent ingeschreven, is deze optie beschikbaar.

Dit wijzig je in Studielink onder het tabblad ‘Gegevens’. Heb je geen Studielink? Dan kun je onderstaand Topdesk-formulier gebruiken:

Formulier om privé-e-mailadres te wijzigen

Aanpassen e-mailadres

In bepaalde gevallen is het mogelijk om je e-mailadres aan te laten passen. Bijvoorbeeld als je je naam officieel hebt veranderd of als er een spelfout in je naam staat.

Daarnaast komt het heel soms voor dat het format van je e-mailadres niet wenselijk is. Bijvoorbeeld als je meerdere officiële achternamen hebt waarvan je er slechts één wenst te gebruiken of als je initialen een onwenselijk woord spellen.

Aanpassen e-mailadres vanwege naamsverandering of spelfout

E-mailadressen worden automatisch aangemaakt aan de hand van je voornamen, initialen en achternaam zoals deze in Studielink staan. Als er een spelfout staat in je voor- of achternaam of als je je naam officieel veranderd hebt , moet dit dus eerst in Studielink worden aangepast. Log hiervoor met je DigiD in in Studielink. De synchronisatie van Studielink naar onze ICT-systemen vindt vervolgens ’s nachts plaats, dus het kan ca. 24 uur duren, voordat je naam goed in onze systemen staat.

Heb je geen toegang tot Studielink of is je inschrijving buiten Studielink om geregeld? Neem dan contact op met de Centrale Studentenadministratie (CSA) via het Digitaal Servicepunt.

Om daarna ook je e-mailadres aan te passen, volg je deze stappen:

  • Open een browser en ga naar de webpagina id.hva.nl/details
  • Log hier in met je HvA-ID en je bijbehorende wachtwoord;
  • Controleer of je gegevens goed zijn ingevuld en scroll naar beneden;
  • Onderaan de pagina wordt je huidige e-mailadres weergegeven met daaronder de knop ‘Genereer je e-mailadres’. Als je hierop klikt wordt je huidige e-mailadres vergeleken met de gegevens uit Studielink.

Als deze gegevens niet met elkaar overeenkomen wordt er automatisch een nieuw e-mailadres aangemaakt op basis van de meest recente gegevens uit Studielink. Je kan dit e-mailadres accepteren of afwijzen*. Als je dit nieuwe e-mailadres accepteert wordt je oude e-mailadres automatisch naar een alias omgezet in je account . Zo loop je geen communicatie mis. Het nieuwe e-mailadres wordt vervolgens automatisch als je primaire e-mailadres ingesteld.

NB. Het controleren of het e-mailadres beschikbaar is en het verwerken ervan kan ca. 5 minuten duren. In de tussentijd vragen we je de webpagina niet te verversen.

Het synchroniseren van je nieuwe e-mailadres tussen alle ICT-systemen kan maximaal 24 uur duren. In de tussentijd blijf je gewoon bereikbaar via het oude e-mailadres dat als alias is toegevoegd.

*Heb je het automatisch aangemaakte e-mailadres afgewezen, omdat het toch nog niet de juiste gegevens bevat, of heb je hier een andere vraag over? Neem dan contact op met Servicedesk ICTS.

Aanpassen e-mailadres vanwege het format

In uitzonderlijke gevallen worden verzoeken voor het aanpassen van het format van je e-mailadres in behandeling genomen. Bijvoorbeeld als je graag één of meerdere achternamen of initialen uit je e-mailadres wilt verwijderen. Dien hiervoor een verzoek in bij Servicedesk ICTS.

Je kunt maximaal 250 adressen per uur mailen. Dat kan één bericht zijn met 250 adressen in de to/cc/bcc, of meerdere berichten met minder geadresseerden. Een distributielijst of groep uit het gedeelde adresboek geldt als één geadresseerde. Als je over dit limiet gaat, krijg je een "Message delayed" melding en kun je niet meer mailen. Vastgehouden berichten worden automatisch verstuurd als het limiet is verstreken. Daarna kun je weer gewoon mailen.

Je kunt de volgende software gebruiken om je e-mail mee te lezen:

Desktop/Laptop Mobiel/Tablet Internet browsers
Outlook 2016 en hoger Outlook Mobile iOS Chrome
Outlook for Mac 2016 en hoger Outlook Mobile Android MS Edge
Exchange ActiveSync in iOS 11 en hoger MS Internet Explorer

N.B. Andere software kan werken, maar wordt niet officieel ondersteund.

Ik wil geen gebruikmaken van Microsoft 365 en heb bezwaar tegen het feit dat mijn gegevens naar Microsoft 365 gaan. Wat kan ik doen?

Alle e-mail die de HvA naar je stuurt, wordt automatisch doorgestuurd naar je privé-e-mailadres. Als je dat zo wilt houden, hoef je niet in te loggen op Microsoft 365. Zolang je het HvA-studentenmailadres niet communiceert, betreft het uitsluitend e-mail van de HvA naar jou. De contracten met Microsoft voldoen aan de AVG en er is geen 'opt-out' mogelijk. Als je je hier niet in kunt vinden, kun je contact opnemen met functionarisgegevensbescherming@hva.nl .

Vragen?

Voor support kun je contact opnemen met de Servicedesk ICT Services:

Servicedesk ICT Services

E: servicedesk-icts@hva.nl
T: +31 (020) 595 1402, ma. t/m vr. 8.00 - 18.00 uur
hva.nl/icts-selfservice

Gepubliceerd door  ICT Services 30 augustus 2021

Alles over HvA e-mail