Praktische zaken

Bekijk de checklist semester abroad voor een overzicht van de te nemen stappen, afhankelijk van je bestemming en van wat je gaat doen.

Vul voor vertrek het emergencyformulier in . Dit is verplicht. Op deze manier weet de HvA met wie er contact moet worden opgenomen bij een noodgeval tijdens jouw verblijf in het buitenland. Doe dit voordat je Nederland verlaat! Wijzigen de contactgegevens tijdens je periode in het buitenland? Vergeet ze niet door te geven.

Sommige universiteiten vragen om een verklaring Engels om aan te tonen dat je over voldoende kennis beschikt. Je kunt de English Proficiency Letter (hierin geven wij aan dat je over een B1/B2 niveau Engels beschikt) aanpassen met jouw gegevens en sturen naar internationalofficeft@hva.nl voor ondertekening.

Tijdens je voorbereiding voor een minor in het buitenland kun je het volgende formulier gebruiken om je vakken goed te laten keuren. Je kunt het toestemmingsformulier invullen, laten ondertekenen door je minorcoördinator en sturen naar internationalofficeft@hva.nl.

• Heb je een OV-studentenkaart van DUO? Meld je aan voor een OV-vergoeding voor de periode dat je in het buitenland bent en je kaart niet gebruikt. Gebruik dit vooringevulde formulier, het International Office kan het document voor je ondertekenen.

• Informeer of je vaccinaties nodig hebt voor het land waar je naar toe gaat. Op de volgende websites vind je een overzicht van de verplichte vaccinaties per land: TravelClinic en LCR .
• Controleer je zorgverzekering goed voordat je ergens een afspraak maakt. Bij sommige vaccinatieklinieken krijg je namelijk alles of een deel van de kosten vergoed.

Zorg ervoor dat je goed verzekerd bent tijdens de gehele duur van je periode in het buitenland.

• Het is verplicht om een zorgverzekering te hebben die geldig is in het land van verblijf. In de meeste gevallen voldoet jouw Nederlandse zorgverzekering, maar controleer dit altijd!
• Check bij je huidige zorgverzekering in hoeverre je verzekerd bent tegen medische kosten in het land waar je naar toe gaat, wat de procedure is indien je medische kosten maakt en of je jouw polis eventueel moet aanpassen voordat je vertrekt (dit kan meestal alleen per een nieuw kalenderjaar!)
• Als je in Europa blijft, vraag dan een European Health Insurance Card (EHIC) aan. Dit kun je doen bij je Nederlandse zorgverzekering.
• Het is handig om een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering (WA-verzekering) te hebben wanneer je voor langere tijd naar het buitenland gaat.
• Het hebben van een reisverzekering is verplicht. Als je die al hebt, controleer dan of deze geldig is in het land waar je naar toe gaat en voor de gehele periode dat je daar bent. Veel reisverzekeringen zijn namelijk maar maximaal 60 dagen geldig. Activiteiten als bungee jumpen worden vaak niet gedekt door reisverzekeringen. Als je van plan bent om zoiets te gaan doen, controleer dan dus je verzekering! Organisaties als Kilroy en JoHo zijn gespecialiseerd in reisverzekeringen voor jonge mensen die voor langere tijd naar het buitenland gaan.
• Op wilweg.nl vind je meer informatie over verzekeringen.
• Verzekering: Reis- en verblijf: De HvA heeft een collectieve zakelijke HvA reis- en annuleringsverzekering. Deze geldt alleen als je ons Emergency Form hebt ingevuld ruim vóór vertrek. Let op deze geldt alleen tijdens je studie, stage of studiereis (summer school bv).

Extra aandachtspunten verzekering

Nog wat specifieke dekkingsaandachtspunten (er kunnen per verzekeraar afwijkingen zijn). Advies is om de voorwaarden van de verzekeraar goed te checken, of navraag te doen.

Reisverzekering

1. De reisverzekering geldt niet of beperkt in landen met een oranje of rood reisadvies (ook niet als je gevaccineerd bent).
2. Als een land wijzigt van code geel naar oranje dan blijft er dekking. Als het advies van Buitenlandse Zaken is om het land z.s.m. te verlaten dan wordt je geacht dit advies te volgen.
   Als je dat niet doet, dan ben je niet meer verzekerd.
   De extra reis- en verblijfskosten worden door lang niet alle verzekeraars gedekt.

Annuleringsverzekering

1. Als je je reis annuleert vanwege een Corona-uitbraak in het land (of wijziging van het reisadvies), is dit (meestal) niet gedekt. Je bent dan aangewezen op de luchtvaartmaatschappij/reisorganisatie die je hopelijk een voucher of de mogelijkheid tot omboeken geeft.
2. Ook bij een inreisverbod opgelegd door een land, keert de annuleringsverzekering (meestal) niet uit. Ook hier ben je aangewezen op de reisorganisatie.
3. Als kort voor de reis er Corona bij de verzekerde wordt vastgesteld. Dan is dit vaak wel gedekt op de annuleringsverzekering.
   Soms is het ook gedekt als je in quarantaine moet omdat bij een huisgenoot Corona is vastgesteld.
4. Als je nog niet gevaccineerd bent en dit is een verplichting in het land waar je naartoe gaat, dan is hiervoor geen dekking op de annuleringsverzekering.

Als je stage gaat lopen in het buitenland, kan het zijn dat je een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig hebt.

• Als de contactpersoon van je stageplek Nederlands spreekt, kun je het formulier op deze pagina gebruiken.
• Als de contactpersoon geen Nederlands spreekt, kun je het Engelstalige formulier gebruiken dat je hier kunt vinden.
• Vul eerst zelf deel 1 in, vraag dan of de contactpersoon van je stage het tweede deel invult en stuur het formulier vervolgens naar de gemeente waar je woont.

Aanvraagprocedure visum

Voor een stage of studie in het buitenland heb je wellicht een visum nodig. Dit moet je zelf regelen. Informeer je dus goed en op tijd! Een visumaanvraagprocedure duurt vaak zeker een week of vier.

• Je kunt je visumaanvraag pas beginnen zodra je de acceptatiebrief van de partneruniversiteit of stagebedrijf hebt ontvangen.
• Onderzoek wat je moet doen om een visum te krijgen. Check dit op de website van de ambassade van het land waar je heen gaat. Kijk ook op WilWeg.nl , een landelijke website voor studenten die in het buitenland willen stage lopen of studeren. Je kunt er per bestemmingsland veel informatie vinden, waaronder over visa.
• Er zijn visumbureaus die je tegen betaling kunnen helpen met je aanvraag. Voorbeelden hiervan zijn Visum.nl (algemeen) en Stage USA (voor een Amerikaans visum).
• Indien je vaccinaties of een medische keuring nodig hebt voor je visum, ga dan naar de website van het Centrum voor Medische Keuringen .

Brief van HvA voor visumaanvraag

Voor sommige visumaanvragen (zoals voor Nieuw-Zeeland en Suriname) heb je bewijs nodig dat je naar dat land gaat als onderdeel van je opleiding. Vul dan de visa format letter in met je persoonlijke gegevens en die van jouw contactpersonen. Mail het naar het International Office voor een officiële handtekening en stempel, zodat je het document kunt gebruiken bij je visumaanvraag.