Vragen over fotografie en video

Ja, mits wordt voldaan aan de volgende voorwaarden:

• Informeer alle aanwezigen vooraf duidelijk dat er foto’s worden genomen van de bijeenkomst, bijvoorbeeld door dit op te nemen in de aankondiging van het event en te vermelden bij binnenkomst.
• Biedt betrokkenen de gelegenheid, afhankelijk van de omstandigheden van de bijeenkomst, aan te geven dat ze niet willen worden gefotografeerd. Denk aan afspraken over het niet fotograferen van bepaalde (delen van) ruimtes, of het persoonlijk doorgeven door betrokkene aan de fotograaf.
• Zorg ervoor dat kinderen niet herkenbaar worden gefotografeerd, tenzij ouders toestemming hebben gegeven voor publicatie van de foto.
• Fotografeer mensen nooit tegen hun zin.
• Op publicatie van foto’s is, naast de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ook het Portretrecht van toepassing. Publicatie van gemaakte foto’s is alleen toegestaan wanneer het ‘redelijk belang’ van de betrokkene niet in gevaar komt. Kort gezegd: publiceer geen foto waarvan je kunt verwachten dat betrokkene dit niet waardeert en verwijder de foto direct wanneer iemand bezwaar maakt tegen publicatie.
• Van sprekers, voorzitters en dergelijke kunnen portretfoto’s worden gemaakt, maar alleen indien zij hiervoor toestemming hebben gegeven.
• Gebruik de foto’s niet voor andere doeleinden dan het sfeerverslag, dus niet voor bijvoorbeeld publicatie op andere websites of in magazines. Dit mag alleen met expliciete toestemming van alle betrokkenen die op de foto staan.
• Zet bij foto’s op de HvA-website contactgegevens waar iemand bezwaar kan maken tegen de publicatie. De contactgegevens moeten eenvoudig te vinden zijn en er moet snel op vragen of bezwaren worden gereageerd. Verwijder bij bezwaar tegen publicatie de foto direct.
• Er is een wettelijke grondslag vereist voor het verwerken van de foto’s. Omdat er geen toestemming is gevraagd, zal dit meestal ‘gerechtvaardigd belang’ zijn. De verwerking moet worden vastgelegd via de digitale tool PrivacyPerfect. Een terugkerend event waarvan de verwerking telkens hetzelfde is, hoeft maar eenmalig te worden vastgelegd. Neem hiervoor contact op met de contactpersoon AVG van je afdeling of je docent.

Ja, hiervoor gelden dezelfde voorwaarden als voor een openbare bijeenkomst (zie vorige vraag). Aanvullend geldt voor een besloten bijeenkomst:

• Vraag de deelnemer bij aanmelding voor de bijeenkomst om toestemming voor het maken en publiceren van foto’s. Geef aan hoe deelnemers kunnen voorkomen te worden gefotografeerd en realiseer de voorwaarden hiervoor. Denk aan afspraken over het niet fotograferen van bepaalde (delen van) ruimtes, of het persoonlijk doorgeven door betrokkene aan de fotograaf.
• Het kan zijn dat het onmogelijk is te garanderen dat de betreffende deelnemer niet wordt gefotografeerd, bijvoorbeeld vanwege de omvang van het event, de ruimte of het aantal betrokken fotografen. Vervang dan de vraag om toestemming bij aanmelding door de mededeling dat er foto’s worden gemaakt, waarbij de deelnemer moet aanvinken hiervan op de hoogte te zijn. Vermeld dat wij conform de wet alle redelijke inspanning doen om ongewenste publicatie van foto’s te voorkomen. Realiseer hier de voorwaarden voor en meldt hoe hiervan gebruik kan worden gemaakt, bijvoorbeeld via persoonlijk contact voorafgaand aan publicatie.
• De verwerking moet worden vastgelegd via de digitale tool Privacy Perfect. Een terugkerend event waarvan de verwerking telkens hetzelfde is, hoeft maar eenmalig te worden vastgelegd. Neem hiervoor contact op met de contactpersoon AVG van je afdeling.

Voor videomateriaal gelden dezelfde eisen als voor foto’s, de voorgaande vragen en antwoorden zijn dan ook van toepassing voor het maken en publiceren van video’s.
In praktijk is er echter een belangrijk verschil. Waar het verwijderen van één of enkele foto’s waarop een persoon staat die geen toestemming geeft of achteraf bezwaar maakt tegen publicatie meestal geen probleem is, is het lang niet altijd mogelijk om de beelden van een specifieke persoon te verwijderen uit een video-opname zonder de hele opname onbruikbaar te maken. Hou hier dus rekening mee bij het vragen van toestemming of het informeren over de opnames en het doel ervan.

Nee, de eisen hieraan zijn gelijk. Daarnaast maakt de HvA gebruik van bijvoorbeeld Twitter, Instagram en Facebook. Hiervoor gelden dezelfde uitgangspunten.

Ja, voor het maken van de portretfoto’s is toestemming vereist, in dit geval van de gediplomeerde. Maar ook portretfoto’s van degene die het diploma uitreikt en van sprekers, voorzitters en dergelijke mogen alleen worden gemaakt wanneer zij hiervoor toestemming hebben gegeven.

Toestemming verlenen of intrekken geldt altijd vanaf het moment waarop dit wordt aangegeven, nooit met terugwerkende kracht. Wanneer betrokkene de foto’s ook verwijderd wil hebben, weeg dan het nadeel voor de HvA af tegen het verzoek.
Vraag vooraf om te ondertekenen of degene die wordt gefotografeerd toestemming geeft voor gebruik van de foto in alle HvA-producten of uitsluitend voor een specifiek product.

Let op, het gaat hier om foto’s die met toestemming zijn gepubliceerd, dat is een andere situatie dan bezwaar maken tegen foto’s waarvoor geen expliciete toestemming is verleend. In dat geval moet altijd gehoor worden gegeven aan het verzoek foto’s te verwijderen.

Het intrekken van toestemming geldt voor toekomstig (her-)gebruik van de foto’s in welke vorm dan ook. Het is bijvoorbeeld niet toegestaan een nieuwe webpagina te maken met gebruik van dezelfde foto’s of deze op te nemen in een folder of magazine. Bij herdruk van een folder of magazine is het fatsoenlijk de betreffende foto niet langer te gebruiken.

De fotograaf houdt het auteursrecht op de foto, maar kan deze foto’s niet zonder toestemming van de opdrachtgever (dus de HvA) gebruiken voor andere cliënten of andere uitingen. Wanneer de fotograaf de HvA vraagt of het akkoord is een bepaalde foto opnieuw te gebruiken, weigert de HvA dit wanneer de betrokkene de toestemming heeft ingetrokken of bezwaar heeft gemaakt. Uitvoering hiervan verloopt via Communicatie of de opdrachtgever.

Wanneer een geportretteerde vraagt om verwijdering van een foto zal de HvA hierover contact opnemen met de betrokken fotograaf.
De fotograaf heeft het auteursrecht op de foto, maar moet evenals de HvA gevolg geven aan de rechten van de gefotografeerde deelnemer. Dit gaat niet alleen om recht op privacy, maar ook om portretrecht.

Zonder toestemming of bij bezwaar mag de foto niet meer worden gepubliceerd, tenzij de deelnemer expliciet aangeeft dat het bezwaar alleen geldt voor publicatie op de HvA-website en niet voor andere publicaties. Bij het delen van de foto’s tussen fotograaf en HvA moet dus ook toestemming / bezwaar worden gecommuniceerd, ook wanneer deze na verloop van tijd wijzigt.

Maak bij contactgegevens of smoelenboek gebruik van de gegevens uit het systeem van de HvA. Elke medewerker geeft hier namelijk zelf aan of een foto voor intern en/of extern gebruik beschikbaar is. Door naar deze contactgegevens te verwijzen worden automatisch dezelfde instellingen voor openbaarheid/afscherming van de foto gevolgd.

De foto's zijn waarschijnlijk genomen door één van de deelnemers aan het afdelingsuitje. Als dat het geval is, valt dit niet onder de verantwoordelijkheid van de HvA. Let op dat je degene die de foto's op hangt toestemming heeft van degene die is gefotografeerd. Als de toestemming is gegeven en wordt ingetrokken (bijv. door de vraag om de foto de foto te verwijderen) geef hier dan gehoor aan.

Dat ligt eraan. Als de videobeelden noodzakelijk zijn voor het lesprogramma, is er sprake van een 'wettelijke grondslag'. Als dat niet het geval is, dan moet je de betrokkenen om toestemming vragen. Bespreek dat met je Privacy Contactpersoon van jouw faculteit of dienst.

Als een student of medewerker van de HvA in opdracht van de HvA video opnames maakt, dan is de HvA hiervoor verantwoordelijk. Als de opnamen ten behoeve van het onderwijs door de student of medewerker volledig op eigen initiatief worden gemaakt, dan is de HvA hiervoor niet verantwoordelijk.

Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan strikt noodzakelijk. Dat is het uitgangspunt. Dus zodra videobeelden of foto's niet meer nodig zijn, dienen ze verwijderd te worden. Daarnaast moet iedereen bij de HvA zich houden aan de selectielijst voor het hoger onderwijs. Daarin staan de maximale bewaartermijnen opgenomen. Als een opleiding of afdeling de beelden langer nodig heeft dan de maximale bewaartermijn, is dat soms toegestaan. Wel moet dit goed worden onderbouwd, en moet dit vastgelegd worden in het verwerkingsregister van de HvA.