Privacy Statement DLO

Wat is de Digitale Leeromgeving (DLO)?

De DLO bestaat uit Brightspace en daaraan gekoppelde onderwijsapplicaties. De volgende onderwijsapplicaties worden centraal door de HvA beheerd en zijn voor alle opleidingen beschikbaar:

• Brightspace (D2L)
• Digitaal Portfolio (Drieam Portflow)
• Plagiaatscanner (Ouriginal)
• Course Selector (Microsoft)
• MS Teams (Microsoft)
• FeedbackFruits
• Grasple
• Padlet
• Wooclap

De volgende onderwijsapplicaties vallen onder de verantwoordelijkheid van een beperkt aantal opleidingen. Deze zijn aan Brightspace gekoppeld voor beperkt gebruik binnen specifieke opleidingen of studieonderdelen:

• MyLab & Mastering (Pearson)
• Academy Attendance (YNC)
• CodeGrade
• FeedPulse (Drieam)
• Edumundo Edubooks
• GlobalExam
• H5P

Deze lijst is continu in ontwikkeling doordat het aanbod onderwijsapplicaties in de DLO kan worden aangepast middels besluitvorming in de DLO-Board

Welke persoonsgegevens verwerken we in de DLO?

Wanneer je gebruik maakt van de digitale leeromgeving (DLO) worden gegevens over jou en je gebruik van de DLO verwerkt. Dit zijn de gegevens die worden verwerkt:

• Naam
• Inloggegevens
• HvA e-mail
• Studentnummer
• IP-adres

Daarnaast verwerken we de volgende persoonsgegevens van gebruikers van de DLO:

• Enrolments (inschrijvingen) op Courses
• Enrolments (inschrijvingen) op Groups
• Rol in een OrgUnit (Course)
• Login geschiedenis (incl. IP-adres)
• Bezochte pagina’s / topics
• Ingeleverd werk
• Discussie bijdragen
• Ontvangen beoordelingen/feedback
• Inhoud digitaal portfolio (zoals: doelen, bewijzen, feedback en voortgangsevaluaties)

Waarom verwerken we persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens ten behoeve van onze dienstverlening, in het kader van onderwijs en onderzoek. De door (aspirant-)studenten opgegeven persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• inschrijving voor onderwijsdoeleinden;
• administratieve doeleinden, ten behoeve van het volgen van onderwijs;
• afhandeling van aangevraagde (studie)informatie of publicaties;
• ondersteuning bij oriëntatie studiekeuze;
• monitoring van studievoortgang;
• studiebegeleiding;
• voorlichtingsdoeleinden;
• verzenden (per e-mail) van nieuwsbrieven, uitnodigen voor (studenten)onderzoeken, informatie over je account, je studiestatus en overige (noodzakelijke) informatie vanuit de HvA;
• ondersteuning door ICT-beheerders.

Grondslag van de verwerking

Om jouw persoonsgegevens te mogen verwerken, moet de verwerking zijn gebaseerd op één van de grondslagen uit de AVG. In het geval van de HvA is dat – afhankelijk van de specifieke persoonsgegevens - op basis van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of toestemming. Indien jij bepaalde persoonsgegevens niet verstrekt, kan het zijn dat je geen onderwijs kunt volgen, onderzoek kan doen of niet alle functionaliteiten van de website kunt ervaren.

Overeenkomst

Voor het uitvoeren van bepaalde overeenkomsten zullen wij persoonsgegevens moeten verwerken. Voorbeelden hiervan zijn het verwerken van persoonsgegevens in verband met het uitvoeren van een overeenkomst tussen de HvA en een contractstudent; en het verwerken van persoonsgegevens in verband met een machtiging voor het innen van collegegeld.

Wettelijke verplichtingen

Op basis van onder meer de Wet op het Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek, Algemene wet bestuursrecht, Regeling bekostiging hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek en fiscale wetgeving moeten wij bepaalde persoonsgegevens verwerken (met name: bewaren of verstrekken).

Gerechtvaardigd belang

Wij hebben er belang bij om bepaalde onderzoeken te kunnen uitvoeren, de kwaliteit van onderwijs te waarborgen en voorlichting te verschaffen. Op grond van deze belangen verwerken wij jouw persoonsgegevens, tenzij jouw privacybelang zwaarder weegt. Daarom voeren wij bijvoorbeeld soms onderzoeken uit in het publieke domein waarbij persoonsgegevens verwerkt worden, voeren wij studententevredenheidonderzoeken uit en houden wij jouw gebruik van de DLO bij.

Toestemming

Als de verwerking van persoonsgegevens niet onder één van de eerdergenoemde grondslagen valt, zullen wij jouw toestemming vragen om bepaalde persoonsgegevens te verwerken. Een voorbeeld van een situatie waarvoor wij toestemming kunnen vragen is het verstrekken van jouw persoonsgegevens aan de verzekeraar en aan een onderwijsinstelling in het buitenland, in het kader van een uitwisselingsproject. Je kunt jouw toestemming altijd intrekken, je gegevens zullen dan niet langer voor dat doeleinde worden verwerkt.

Aan wie worden jouw persoonsgegevens verstrekt?

Als uitgangspunt geldt dat jouw persoonsgegevens enkel door de HvA worden gebruikt. In een aantal gevallen delen wij jouw persoonsgegevens met andere partijen. Deze andere partijen zijn te verdelen in de volgende categorieën.

Overheidsinstanties
Soms zijn wij wettelijk verplicht of dwingt een rechter ons om persoonsgegevens te delen met andere overheidsinstanties. Hierbij kan je denken aan de Belastingdienst, de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO), de recherche of een toezichthouder. De HvA is zorgvuldig in het verstrekken van persoonsgegevens en verstrekt alleen die persoonsgegevens waartoe zij wettelijk verplicht is.

Andere onderwijs- en onderzoeksinstellingen
De HvA kan je persoonsgegevens delen met andere onderwijs- en onderzoeksinstellingen wanneer dit nodig is voor het verzorgen van onderwijs of het doen van wetenschappelijk onderzoek. Hierbij kan je denken aan een opleiding die in samenwerking met een andere instelling wordt uitgevoerd (een joint-degree), een uitwisselprogramma en samenwerkingen in het kader van wetenschappelijk onderzoek. De HvA maakt schriftelijke afspraken met deze partijen over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.

Derden
Tenslotte deelt de HvA persoonsgegevens met derden ter ondersteuning van het uitoefenen van haar taken. Hierbij kan je denken aan een softwareleverancier, een administratiekantoor of andere dienstverleners die persoonsgegevens nodig hebben om hun diensten te leveren. Denk daarnaast ook aan partijen die zijn betrokken bij benoemingen, nominaties en het uitreiken van prijzen. De HvA maakt met deze partijen schriftelijke afspraken over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens in een zogenaamde verwerkersovereenkomst. De HvA deelt uitsluitend die gegevens met derden die nodig zijn om de betreffende applicatie goed te laten werken.

De leveranciers van software (onderwijsapplicaties) binnen de DLO waar persoonsgegevens mee gedeeld worden zijn expliciet benoemd bovenaan dit statement.

Wie bij HvA kan in de DLO mijn persoonsgegevens zien?

Het grootste deel van jouw gegevens is voor een klein groepje werknemers van de HvA in te zien: Jouw docent of een directe collega van jouw docent (lecturers), de functioneel beheerder van je faculteit en van ICTS (admins) en door iemand van een accreditatie- of examencommissie (auditors).

¹ De student heeft zelf regie over het delen van (onderdelen van) het digitaal portfolio met andere studenten, medewerkers of externen. De student kan daarbij verzoeken doen voor feedback of voortgangsevaluatie.

Verwerken van persoonsgegevens buiten de EU

De HvA probeert jouw gegevens alleen binnen de Europese Unie (‘EU’) te verwerken door jouw gegevens zoveel mogelijk op een server in de EU op te slaan. Binnen de gehele EU geldt de AVG en zodoende geldt er binnen alle landen van de EU hetzelfde beschermingsniveau van jouw persoonsgegevens. Soms is dat niet mogelijk, bijvoorbeeld als we na toestemming gegevens doorgeven aan een universiteit buiten de EU.

Als wij verwerkers inschakelen, eisen wij dat zij persoonsgegevens op servers in de EU opslaan. Voor zover dat niet mogelijk is, streven wij ernaar om de gegevens op de slaan in een land waarover een zogenaamd adequaatsheidsbesluit door de Europese Commissie is genomen en/of nemen wij de nodige maatregelen om een passend beschermingsniveau te bieden voor de bescherming van jouw persoonsgegevens.

Jouw rechten ten aanzien van persoonsgegevens

Als wij jouw persoonsgegevens verwerken, heb je onder omstandigheden het recht om deze in te zien, te laten corrigeren, verwijderen of beperken. Ook kun je soms bezwaar maken of overdracht van jouw persoonsgegevens vragen. Om in dit kader een verzoek aan ons te doen kun je contact met ons opnemen via functionarisgegevensbescherming@hva.nl. Je moet je hiervoor wel kunnen legitimeren.

Verwijderen

De AVG biedt onder omstandigheden de mogelijkheid aan om persoonsgegevens te laten wissen. Wij beoordelen of een dergelijk verzoek uit te voeren is. In sommige gevallen moeten wij namelijk jouw persoonsgegevens bewaren, bijvoorbeeld vanwege een wettelijke verplichting, het faciliteren van onderwijs of om er (eenmalig) voor te zorgen dat je geen berichten meer van ons ontvangt.

Beperken

Je kunt contact opnemen met ons met een verzoek om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken als jij vindt dat jouw persoonsgegevens onjuist zijn, de verwerking daarvan onrechtmatig is, jij deze nodig hebt voor een rechtsvordering of je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking daarvan.

Bezwaar

Als wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, dan kun je vanwege jouw specifieke redenen bezwaar maken tegen verder gebruik van jouw persoonsgegevens.

Bezwaar tegen berichtgeving: Indien je niet langer berichten van ons wilt ontvangen via e-mail of andersoortige elektronische berichten, dan kun je je daarvoor afmelden door op de uitschrijflink te klikken in een ontvangen e-mailbericht. Je kunt je ook afmelden door contact op te nemen met ons.

Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking te voorkomen. Zo kunnen jouw persoonsgegevens alleen worden ingezien door medewerkers die daar op basis van hun functie toe bevoegd zijn. Ook controleren we (of laten we controleren) of leveranciers van applicaties in de DLO voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeveiliging en privacy.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor wij jouw persoonsgegevens gebruiken. Sommige gegevens moeten wij op grond van de wet voor een bepaalde tijd bewaren.

Het kan zo zijn dat wij – na uitschrijving voor je studie - bepaalde persoonsgegevens moeten bewaren voor onze administratie of vanwege een wettelijke verplichting. De HvA houdt zich aan de selectielijst van de Vereniging Hogescholen voor wat betreft bewaartermijnen. Waar dat kan, zullen wij jouw persoonsgegevens zoveel mogelijk pseudonimiseren of anonimiseren.

Vragen of klachten?

Als je vragen hebt over de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken, dan hierover contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming (FG), via het e-mail adres: functionarisgegevensbescherming@hva.nl.

Wanneer je van mening bent dat jouw persoonsgegevens in strijd met de AVG worden verwerkt, kun je hierover een klacht indienen bij de FG. De FG is de schakel tussen de HvA en de externe toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens). De FG handelt onafhankelijk en kan over jouw klacht overleg plegen of advies inwinnen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wanneer je het niet eens bent met de klachtenbehandeling door de FG, kun je rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens behandelt de klacht of het verzoek en neemt hierover een besluit.