Veilig opslaan, delen en mailen van bestanden

Sla je bestanden op in OneDrive of Teams

Gebruik voor het veilig opslaan van je bestanden altijd OneDrive - in de Microsoft365-Cloud. Daar staan je gegevens veilig. Er worden automatisch back-ups gemaakt van de bestanden. Als je je bestanden opslaat op OneDrive of in Teams heb je altijd en overal toegang tot je documenten - ook als je laptop of computer crasht.

Bewaar bestanden met persoonsgegevens nooit op de harde schijf van je computer of laptop.

Deel bestanden via Teams of One Drive

Wil je met anderen samenwerken aan bestanden? Dat kun je veilig doen via OneDrive of Teams. Delen via Teams en OneDrive is veilig omdat de bestanden daar automatisch worden versleuteld. Zorg er wel altijd voor dat vertrouwelijke gegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegden.

• Maak een Teams-groep/kanaal aan en voeg de mensen met wie je wil samenwerken toe. Zet het bestand dan in de Teams-groep.
• Controleer altijd goed wie lees- en schrijfrechten hebben.

Veilig mailen = versleuteld mailen

De vuistregel is: liever bestanden delen (via Teams) dan mailen. Wil je toch bestanden mailen? Gebruik dan altijd je HvA-mailadres (en niet je privémail).

Grote en/of vertrouwelijke bestanden, zoals onderzoekdata, kun je veilig versturen met SURFfilesender. Dit is een dienst van SURF die je bestanden automatisch versleutelt waardoor alleen jij en de ontvanger het bericht kunnen lezen. Om deze dienst te kunnen gebruiken log je in met je HvA-ID.

Gebruik liever geen USB-stick

We raden je af om USB-sticks te gebruiken. Een USB-stick kun je namelijk verliezen en kan gestolen worden. Gebruik je toch een USB-stick? Versleutel deze dan altijd zodat bij verlies of diefstal niemand anders dan jijzelf bij de bestanden kan.

Gebruik deze softwaretools niet voor delen van bestanden

Maak geen gebruik van Dropbox, Google Drive of WeTransfer. Clouddiensten als Dropbox zijn Amerikaanse bedrijven die vallen onder Amerikaanse wetgeving. Ze voldoen daardoor niet zonder meer aan de Nederlandse en Europese wetgeving voor bescherming van persoonsgegevens. De HvA heeft geen verwerkingsovereenkomsten met Dropbox, Google Drive en WeTransfer. Dit betekent dat de veiligheid en privacy niet gewaarborgd zijn. De softwareleveranciers kunnen je data bijvoorbeeld delen voor commerciële doelen. Gebruik dus Teams of SURFFilesender.