Verzoeken indienen bij examencommissies FBE

Let op!

Via de onderstaande link naar het formulier kun je een verzoek indienen:

1 Vrijstellingsverzoek

Wanneer kan je een vrijstelling aanvragen?
Een vrijstellingsverzoek kun je indienen wanneer je eerder een opleiding aan de HvA of een andere onderwijsinstelling hebt gevolgd, en waarbij je het betreffende vak of een inhoudelijk gelijk vak op minimaal hbo-niveau hebt behaald. Een vrijstellingsverzoek dient uiterlijk vóór aanvang van de betreffende onderwijseenheid te worden ingediend.

Hoe vraag je vrijstelling aan?
1. Ga naar het verzoekformulier en kies de optie ‘verzoek vrijstelling’. Vrijstellingen kunnen alleen aangevraagd worden per onderwijseenheid (geheel vak).
2. Voorzie je verzoek van een inhoudelijke onderbouwing en bewijsstukken:

• Licht toe waaruit blijkt dat de vakken qua inhoud, omvang en niveau overeenkomen;
• Voeg een gewaarmerkte cijferlijst (met stempel en handtekening) van de eerder gevolgde opleiding en de studiegids/studiehandleiding van het eerder gevolgde vak toe.
• Indien het verzoek is gebaseerd op een buiten de HvA behaald diploma, voeg je een gewaarmerkt kopie van het diploma toe, of een uittreksel uit het DUO diplomaregister.

Nadat je jouw verzoek hebt ingediend zullen de door jou ingediende bewijsstukken worden geverifieerd in het DUO diplomaregister, dan wel bij de examencommissie van de desbetreffende opleiding. Deze verificatie kan ook achteraf nog plaatsvinden. De examencommissie neemt contact met je op indien er aanvullende informatie en/of bewijs nodig is.

2 Verzoek om extra toetsgelegenheid

De examencommissie hanteert ten aanzien van verzoeken om een extra toetsgelegenheid het volgende beleid.

In alle gevallen weegt de examencommissie de organiseerbaarheid van een extra toetsgelegenheid mee.

In beginsel zal een verzoek om een extra toetsgelegenheid alleen worden toegekend wanneer er sprake is van een van de volgende omstandigheden:

1. Er is sprake van een bijzondere persoonlijke omstandigheid (erkend door de studentendecaan) én er is sprake van een aantoonbaar belang bij een extra toetsgelegenheid. Onder aantoonbaar belang wordt in dit kader verstaan het voorkomen van onevenredige studievertraging, zodanig dat de studievoortgang wordt belemmerd. De examencommissie beoordeelt of een extra toetsgelegenheid daadwerkelijk noodzakelijk is.
2. Het betreffende tentamen is het laatste onderdeel van de laatste onderwijseenheid die jij nog moet voltooien voordat je jouw bachelordiploma kunt behalen, er wordt binnen drie maanden of binnen het huidige studiejaar geen reguliere kans meer aangeboden én je hebt de eerdere reguliere toetskansen benut. In je studievereisten in SIS dienen alle andere onderwijseenheden afgerond te zijn.

De examencommissie zal in beginsel een verzoek om een extra toetsgelegenheid afwijzen wanneer:

• Er geen sprake is van een van de twee hiervoor genoemde omstandigheden.
• Het verzoek wordt ingediend om een negatief bindend studieadvies te ontlopen. Eventuele persoonlijke omstandigheden worden, op advies van de studentendecaan, meegewogen bij het bepalen van het bindend studieadvies.

3 Verzoek goedkeuring minorkeuze

• Controleer in de Onderwijs- en Examenregeling van jouw opleiding (OER) hoeveel studiepunten je minimaal behaald moet hebben om aan een minor deel te mogen nemen.
• Controleer in de toelatingsmatrix of je wel toestemming moet vragen voor de gekozen minor.

Indien je een minor wilt volgen waar je niet automatisch toestemming voor hebt, dan kun je een verzoek indienen bij de examencommissie. Voeg voor een Kies op Maat minor de leerovereenkomst toe aan je verzoek. Na goedkeuring van de examencommissie zorgt de minorcontactpersoon van het Onderwijsbureau voor ondertekening van de leerovereenkomst. De getekende leerovereenkomst ontvang je dus later dan de goedkeuring van de examencommissie.

Indien de examencommissie toestemming verleent om aan de minor deel te nemen betekent het nog steeds dat je bij aanvang van de minor aan alle overige ingangseisen voldaan moet hebben.

• Meer informatie over de HvA-minoren en instapeisen

4 Verzoek om aanpassing studieprogramma

Van een verzoek tot aanpassing studieprogramma kan bijvoorbeeld sprake zijn als:

• Jouw studievereisten in SIS aangepast moeten worden na herinschrijving voor de opleiding.
• Een studieonderdeel uit jouw studieprogramma in SIS vervangen moet worden door een ander studieonderdeel.

Overleg voordat je een verzoek indient tot aanpassing van jouw studieprogramma met je mentor/studieadviseur/coach en kijk voordat je dit verzoek indient op de A-Z lijst op MijnHvA.nl en in de studiegids. Op deze pagina’s kun je al veel informatie vinden, waaronder het Studentenstatuut, de Onderwijs- en Examenregeling (OER).

5 Verzoek om toetsvoorziening o.b.v. functiebeperking

In het geval van bijzondere persoonlijke omstandigheden kan je mogelijk aanspraak maken op een bijzondere voorziening bij het maken van tentamens. Deze voorziening kan bijvoorbeeld bestaan uit:

• Tentamenduurverlenging (je hebt langer de tijd om het tentamen te maken)
• Het gebruik van een woordenboek
• Het gebruik van een leesloupe

De examencommissie beoordeelt deze verzoeken aan de hand van het advies van de studentendecaan. Voor sommige toetsvoorzieningen is de studentendecaan gemandateerd om namens de examencommissie een besluit te nemen over jouw verzoek. Ga daarom eerst langs de studentendecaan om na te gaan of je in aanmerking komt voor een bijzondere voorziening.

Let op: Heb je dyslexie en een geldige dyslexieverklaring en wil je de standaard voorzieningen, toetstijdverlenging en/of vergroot lettertype, aanvragen bij afname tentamens, dien dan zo snel mogelijk een aanvraag in via het Digitaal Servicepunt. Kijk op de A-Z lijst onder studentendecanen FBE voor meer informatie.

6 Melding probleem cijferregistratie

Examinatoren/docenten voeren je cijfer in SIS in. Bij problemen neem je eerst contact op met de examinator/docent en/of je eigen studieadviseur. Indien de examinator niet in staat is zelf het cijfer in te voeren en de examencommissie kan vaststellen dat het in te voeren cijfer onomstreden is, dan kan de examencommissie opdracht geven om het cijfer in te voeren in SIS. Leg goed uit wat je al gedaan hebt aan dit probleem en stuur de met de examinator/docent gevoerde correspondentie als bijlage mee.

7 Verzoek opname extracurriculair vak/tweede minor

Een extra vak kan in sommige gevallen in SIS en op je diploma vermeld worden als extracurriculair vak. Dit is een vak dat in SIS en op de cijferlijst vermeld wordt, inclusief het behaalde resultaat, maar dat niet behoort tot het programma van vereisten (dus niet tot de verplichte vakken van de opleiding). Voor het opnemen van extracurriculaire vakken in SIS en op de cijferlijst is toestemming van de examencommissie vereist.

Bij de afhandeling gelden verder de volgende regels:

• Vakken van buiten de HvA komen NIET in aanmerking voor een extracurriculaire vermelding. Vakken die in een eerdere studie zijn behaald komen NIET in aanmerking voor extracurriculaire vermelding.
• Door de opleiding erkende honours- en excellentievakken worden zonder toestemming van de examencommissie (geautomatiseerd door het SIS-team op gezag van de opleidingsmanager) opgenomen.
• Om teleurstellingen te voorkomen is het raadzaam om toestemming aan te vragen voor je het vak gaat volgen.

Een tweede minor kan in sommige gevallen ook in SIS en op je diploma vermeld worden als extracurriculaire minor.

8 Vraag/verzoek om informatie

Kijk voordat je dit verzoek indient op de A-Z lijst op MijnHvA.nl en in de studiegids. Op deze pagina’s kun je al veel informatie vinden, waaronder het Studentenstatuut, de Onderwijs- en Examenregeling (OER) en informatie over wat de examencommissie doet.

9 Overige verzoeken, waaronder:

Omschrijf je verzoek duidelijk met een concrete vraagstelling en een duidelijke motivatie en voeg relevante correspondentie en documenten toe. Kijk voordat je dit verzoek indient op de A-Z lijst op MijnHvA.nl en in de studiegids . Op deze pagina’s kun je al veel informatie vinden, waaronder het Studentenstatuut , de Onderwjis- en Examenregeling (OER) en informatie over wat de examencommissie doet .

Je kunt bij de examencommissie de volgende overige verzoeken indienen:

A. Verzoek om verklaring van afstuderen/propedeuse

Heb jij een verklaring van afstuderen nodig voor bijvoorbeeld je werkgever of vervolgopleiding? Zodra je diploma is vastgelegd in SIS kun je een verklaring van afstuderen opvragen bij de Centrale Studentenadministratie via csa@hva.nl. In SIS onder het kopje opleidingsinformatie, diploma’s kun je zien of jouw diploma is vastgelegd. Is je diploma vastgelegd in SIS, dan is het tevens mogelijk om direct zelf een uittreksel uit het DUO diplomaregister te downloaden.

Indien je diploma/propedeuse nog niet is vastgelegd in SIS, maar je hebt wel de vereiste 240 of 60 ECTS in SIS behaald, dan kun je een verklaring van afstuderen / propedeuse aanvragen bij de examencommissie. Het duurt ongeveer drie weken voordat je de gevraagde documenten per post op je GBA-adres ontvangt.

B. Verzoek om Grade Point Average (GPA)

Bij de examencommissie kan je een GPA (Grade Point Average) aanvragen. Een GPA geeft je gemiddelde cijfer, gewogen naar het aantal studiepunten, weer en wordt gebruikt om de waarde en het niveau internationaal inzichtelijk te maken.

Wat telt wel en wat telt niet mee?

• Alleen de resultaten op het niveau van de onderwijseenheden tellen mee.
• Extra-curriculaire studieonderdelen tellen niet mee.
• Resultaten die met voldaan / onvoldoende zijn beoordeeld, tellen niet mee.
• Onderwijseenheden waarvoor een vrijstelling is toegekend tellen niet mee.
• Wanneer voor meer dan een derde van het programma van de hoofdfase vrijstelling is verleend wordt geen gemiddeld cijfer berekend.

Het gemiddelde cijfer voor de bacheloropleiding wordt berekend over alle onderwijseenheden van het studieprogramma van de hoofdfase.

• De GPA wordt per post verstuurd. Controleer daarom voordat je een GPA aanvraagt of jouw adresgegevens in SIS kloppen.
• Het is mogelijk om het GPA direct naar een onderwijsinstelling te laten sturen. Geef dit duidelijk aan onder ‘overige opmerkingen’, inclusief de afdeling en het adres waar het GPA dan naartoe gestuurd dient te worden.
• Het duurt ongeveer 3 weken voordat je de gevraagde documenten per post op je GBA-adres zal ontvangen.

C. Beroep tegen negatief besluit aanvang minor, stage of afstuderen

Heb je een negatief besluit ontvangen van de opleiding om een minor, stage of afstuderen te starten dan kun je beroep aantekenen bij de examencommissie. Geef duidelijk aan waarom je het niet eens bent met het besluit en upload een kopie van het besluit en andere relevante correspondentie.

D. Verzoek zelfgekozen naam bij diploma-uitreiking (‘felicitatieoorkonde’)

Studenten die vanwege gender of een andere persoonlijke reden een andere naam willen gebruiken bij hun diploma-uitreiking, kunnen een zogenaamde ‘felicitatieoorkonde’ aanvragen bij de examencommissie. Tijdens hun diploma-uitreiking ontvangen ze dan, naast het officiële diploma met de officiële naam, de felicitatieoorkonde met hun eigen gekozen naam.

Voorheen werden studenten bij hun diploma-uitreiking aangeduid met hun wettelijke naam. Voor transstudenten en non-binaire studenten kan dit tot sociale onveiligheid leiden. Op basis van een petitie van de ASVA heeft het CvB daarom besloten ook de zogenaamde felicitatieoorkonde te gaan uitreiken aan studenten die daar, om welke reden dan ook, behoefte aan hebben. Op de felicitatieoorkonde kan de zelfgekozen naam van de student worden gezet. Deze oorkonde is uitsluitend bedoeld voor uitreikingen en is niet rechtsgeldig, omdat het momenteel in Nederland juridisch gezien niet mogelijk is om een zelfgekozen naam op een diploma te zetten. Minister Dijkgraaf heeft op 13 juni 2022 toegezegd te onderzoeken wat er landelijk mogelijk is.