Hogeschool van Amsterdam

A-Z Studenten

Online proctoring (online surveilleren)

Voor tentamens waar geen alternatief voor is, zet de HvA online proctoring in: het surveilleren van online tentamens. Op deze manier kunnen tentamens voor grote groepen op afstand plaatsvinden en kunnen we studievertraging voorkomen.

Op deze pagina vind je alle informatie die je nodig hebt om je goed voor te bereiden op een tentamen met online proctoring en antwoorden op veelgestelde vragen.

Wat is online proctoring?

Online proctoring maakt het mogelijk om online tentamens af te nemen met surveillance op afstand. De HvA gebruikt hiervoor de tool Proctorio. Het systeem herkent verdacht gedrag en geeft aan waar mogelijk fraude heeft plaatsgevonden. Online proctoring is een vorm van digitaal toezicht houden bij toetsen waarbij geen surveillant aanwezig is (een toets vaak off-campus gemaakt). Na de toets kan het opgenomen beeld, audio en schermmateriaal worden teruggekeken en wordt op deze manier frauderen tijdens het toetsen op afstand tegengegaan door digitaal te surveilleren. Op deze manier kunnen toetsen een eerlijke manier voortgang vinden. Deze oplossing voldoet aan de AVG. De Functionaris Gegevensbescherming adviseerde positief, zoals je kunt lezen in het privacy statement.

Meer weten? In deze video wordt uitgelegd hoe online proctoring werkt, hoe het met je privacy zit, en wat je rechten zijn.

Hoe werkt online proctoring?

De HvA gebruikt voor online proctoring de tool Proctorio. De software Proctorio is een add-on in de webbrowser van de PC waarop de student zijn toets maakt. De Software registreert wat er te zien en te horen is in de ruimte waar je de toets maakt en wat er gebeurt op het scherm van je device. Het systeem geeft na afloop van een toets, op basis van door de HvA vastgestelde parameters, per kandidaat een risicoscore. Op basis van deze scores gaat een selecte groep getrainde medewerkers van de HvA, zogenaamde reviewers, aan de slag volgens een met de faculteit afgestemd vast reviewprotocol.

Na afloop van een toets worden de ID’s van alle kandidaten gecontroleerd om vast te stellen dat student A ook daadwerkelijk student A is die de toets maakt. Overige data zullen de reviewers enkel bekijken van kandidaten waar de risicoscore daartoe aanleiding geeft. Wanneer een reviewer op basis van dit protocol een mogelijke verdenking van fraude identificeert, wordt een proces-verbaal opgemaakt en overhandigd aan de examencommissie. De reviewers beoordelen dus niet, maar signaleren alleen. De examencommissie onderzoekt en beoordeelt op basis van het proces-verbaal en de vastgelegde informatie in Proctorio.

De HvA gebruikt voor online examinering de software van Proctorio in combinatie met de centrale toetsapplicatie TestVision Online (TVO) en in bijzondere gevallen in combinatie met andere toetsapplicaties.

Moet ik mij per se legitimeren met mijn HvA-collegekaart?

Je identificeert je in eerste instantie met je collegekaart. Mocht je je collegekaart kwijt zijn, vraag dan een nieuwe aan. Je krijgt deze dan thuisgestuurd. Het verwerken van je aanvraag duurt een aantal dagen en er zijn kosten aan verbonden.

Als je je collegekaart om welke reden dan ook niet hebt, is het mogelijk om je te legitimeren met je paspoort of identiteitskaart. Scherm wel je BSN en handtekening af op je identiteitsbewijs voor de camera.
Het gebruik van de ID-app in combinatie met online-proctoring tool Proctorio is niet toegestaat. Ervaring laat zien dat het opnemen van een telefoonscherm niet goed werkt en achteraf ook niet hersteld kan worden.

Wat als ik een online geproctored tentamen mis of niet kan maken?

We gaan er in principe van uit dat je deelneemt aan het tentamen. Het kan echter voorkomen dat je niet kan deelnemen aan een online geproctorde tentamen:

  • door ziekte;
  • door het niet beschikken over de juiste technische middelen;
  • door het niet hebben van een geschikte ruimte thuis;
  • of omdat je toch bezwaren hebt tegen online proctoring ondanks dat het gebruik van online proctoring AVG -proof is.

Ziekte
Indien je niet kunt deelnemen door ziekte dan gelden dezelfde regels als bij fysieke tentamens.

Het gaat niet lukken om de benodigde hardware rond te krijgen
We raden je met klem aan om te controleren of je systeem aan de eisen voor online proctoring voldoet (zie www.proctorio.com/support) door van tevoren het oefententamen te maken. Als blijkt dat je thuis niet over de juiste technische middelen beschikt, dan vragen we je om eerst beroep te doen op je huisgenoten, vrienden en/of familie. Als uit de oefentoets blijkt dat het niet lukt om thuis de benodigde hardware rond te krijgen dan bestaat de mogelijkheid het tentamen op een (HvA) locatie te doen. Meld dit tijdig bij de examencommissie van je opleiding zodat zij een plek voor je kunnen regelen. De examencommissie kan je vragen aan te tonen dat je inderdaad niet in staat bent om het tentamen thuis te doen.

Ik ben thuis niet in de omstandigheid om een tentamen te doen

Als er thuis geen geschikte ruimte is waar je alleen een tentamen kan doen of er zijn andere zwaarwegende redenen waarom het voor jou niet mogelijk is om veilig en rustig een tentamen te doen dan kan je dat aangeven bij de examencommissie van je opleiding. Er is dan de mogelijkheid om het tentamen op een (HvA)-locatie te doen. Meld dit tijdig bij de examencommissie zodat ze een plek voor je regelen. De examencommissie kan je vragen aan te tonen dat je inderdaad niet in staat bent om het tentamen thuis te doen.

Ik heb toch nog wat zorgen over privacy bij tentaminering met online proctoring.

Privacy bezwaar wordt niet erkend als uitzonderingsituatie. In een Kort Geding procedure van de UVA is uitgebreid aan de orde gesteld of het gebruik van Proctorio binnen de kaders van de AVG valt. De rechter heeft bevestigd dat dit het geval is en het gebruik van Proctorio dus rechtmatig is. Daarmee handelt zowel de UvA als HvA conform de geldende privacy-regels.

Moet de kamer waarin ik het online tentamen maak aan bepaalde eisen voldoen?

  • zorg dat het een plek is waar je niet gestoord wordt;
  • zorg dat er niemand anders in de kamer is;
  • zorg dat het er stil is (geen muziek of ander geluid);
  • zorg dat je een sterke wifiverbinding hebt (Ga dicht bij de WIFI router zitten of sluit een kabel aan vraag huisgenoten/gezinsleden om geen films te downloaden of streamen, de magnetron niet te gebruiken etc.);
  • zorg dat er geen boeken, samenvattingen, uitwerkingen, aantekeningen etc. liggen, tenzij van te voren duidelijk is aangegeven dat dit is toegestaan.

We begrijpen dat dit een uitzonderlijke situatie is en dat je misschien niet overal invloed op hebt. Probeer je zo goed mogelijk aan de bovenstaande eisen te houden.

Wat moet ik doen als ik thuis geen geproctored tentamen kan/wil doen?

Als er thuis geen geschikte ruimte is waar je alleen een tentamen kan doen of er zijn andere zwaarwegende redenen waarom het voor jou niet mogelijk is om veilig en rustig een tentamen te doen, meld je dan tijdig bij de Onderwijsbalie van je opleiding om na te vragen hoe je een verzoek in kunt dienen om het tentamen op een HvA-locatie te kunnen maken. De faculteit beoordeelt of er reden is voor een toets op locatie (mits RIVM richtlijnen dit toelaten).

Let op: in het geval van een geproctored tentamen verandert er niets in de manier waarop de toets wordt afgenomen. Het tentamen zal net zoals thuis ook met online proctoring afgenomen worden op een HvA-locatie. Op dit moment is er beperkte capaciteit op locatie beschikbaar dus dien je aanvraag ruim van tevoren in.

Mijn huisgeno(o)t(en) en ik moeten hetzelfde tentamen maken in dezelfde ruimte. Mag dit?

Waar mogelijk vragen we studenten om ieder een eigen ruimte te vinden. Als dit niet mogelijk is, raden we studenten aan een verzoek in te dienen bij de examencommissie van hun faculteit met daarin een duidelijke uitleg. Zij zullen hen informeren wat ze moeten doen.

Is het toegestaan om een spiegel in je kamer te hebben?

Ja, het is geen probleem als je een spiegel in je kamer hebt.

In de richtlijnen voor online proctoring staat dat ik bij het maken van het tentamen geen teksten of spiekbriefjes in mijn kamer mag hebben. Vallen hieronder ook posters met teksten (die niets met het tentamen te maken hebben)?

Wij zien hier geen probleem in, maar bedenk goed of hier twijfels over zouden kunnen ontstaan. In dat geval is het beter de poster tijdelijk weg te halen.

Welke apparatuur heb ik nodig om online tentamens te kunnen maken?

Om een online tentamen te kunnen maken, heb je het volgende nodig:

  • een laptop die aan de eisen op www.proctorio.com/system-requirements voldoet;
  • een werkende webcam;
  • een werkende microfoon;
  • internettoegang om verbinding te maken met de toetsapplicatie;
  • papier, pen, potlood, liniaal etc. om eventuele open vragen uit te werken die op papier moeten worden uitgewerkt. Dit wordt vooraf door de docent gecommuniceerd;
  • een telefoon met camera om een foto te uploaden van handgeschreven antwoorden, maar alleen als bij het tentamen vragen op papier moeten worden uitgewerkt;
  • Google Chrome als webbrowser met de Proctorio-plug-in geïnstalleerd (http://getproctorio.com) als extensie;
  • je HvA-collegekaart om je te legitimeren of ID met afgeschermd BSN en handtekening;
  • een sterke internetverbinding via wifi of ethernetkabel.
  • Een sterke internetverbinding (minimaal 1Mbps upload) is wenselijk.
  • Sluit alle applicaties die je niet nodig hebt af en start bij voorkeur je laptop/pc opnieuw op voor de toets
  • Sluit alle tabbladen en browsersessie die je niet gaat gebruiken af.
  • Gebruik geen koptelefoon, headset of geavanceerde oordoppen (simpele schuimoordoppen zijn toegestaan).
  • Let op: andere (virtuele) apparatuur is dus NIET toegestaan (bijv. een tweede of derde scherm, je mobiele telefoon als extra scherm, een virtuele microfoon etc.).

Wat moet ik doen als ik geen laptop met webcam of microfoon heb, deze ook niet kan lenen bij familie, vrienden of studiegenoten en er in de winkels geen webcams meer op voorraad zijn?

De HvA heeft maatregelen getroffen om je te helpen bij hardwareproblemen. Vanwege het krappe tijdschema en het beperkte aantal laptops dat beschikbaar is, vragen we je echter om eerst aan huisgenoten, vrienden en/of familie te vragen of je een laptop kunt lenen die aan de hierboven genoemde eisen voldoet. Als dit niet mogelijk is, kun je tegen een kleine vergoeding een laptop huren op https://studiepc.nl/ of bij Surfspot. Als dit bij beide websites niet mogelijk is, neem dan contact op met je eigen faculteit.

Tijdens het legitimatieproces voor de online proctoring wordt je soms gevraagd om een ‘roomscan’ te maken. Wanneer moet je dit doen?

Net als de identiteitscontrole maakt de ‘roomscan’ deel uit van het oefententamen en soms van het echte tentamen. Als je de roomscan in dat geval overslaat, kan je tentamen niet worden verwerkt. Zorg er dus voor dat je de roomscan wel doet. Sommige faculteiten zullen alleen om een ‘deskscan’ vragen. Hiervoor is het belangrijk dat je je laptop oppakt, en je camera volledig ronddraait om je hele bureau/werkplek te laten zien. Het moet duidelijk zijn dat er geen extra materialen/materialen die niet toegestaan zijn op je bureau liggen. Voor zowel de roomscan als de deskscan, is het belangrijk dat je dit goed uitprobeert tijdens het oefententamen en bedenk goed welke voorwerpen in de kamer/op je bureau je tijdens het echte tentamen uit het zicht wilt zetten.

Tijdens het installeren van de Proctorio plug-in word ik om toestemming gevraagd om toegang te verlenen tot mijn webcam en microfoon en om mijn beeldscherm te delen. Moet ik hiervoor toestemming verlenen?

Voor het functioneren van de online-proctoring software is het verlenen van deze toestemming noodzakelijk. Wanneer je deze toestemming niet verleent, kun je niet deelnemen aan de toets. De registratie door Proctorio voldoet aan de privacy wetgeving zoals vertaald in het HvA AVG reglement.

Mag ik een smartphone gebruiken als webcam?

Nee, dit is niet toegestaan.

Mag ik gebruik maken van een extra beeldscherm?

Nee, dit is niet toegestaan.

Mag ik gebruik maken van een VPN verbinding?

Nee dit is niet toegestaan. Proctorio herkent het gebruik van VPN of een anonieme Proxy service. Deze programma’s zijn er op gericht om jouw identiteit te verbergen en kunnen daarom niet worden gebruikt tijdens een toets.

Is het toegestaan om bedraad internet (via een ethernetkabel) te gebruiken bij online proctoring?

Ja, dit is toegestaan.

Is Google Chrome noodzakelijk of voldoen andere browsers (zoals Firefox) ook?

Google Chrome is noodzakelijk, andere browsers voldoen niet. Proctorio maakt namelijk gebruik van een Chrome-plug-in.

Hoe maak ik een geproctorde toets op mijn Macbook?

Voor het maken van een geproctorde toets op een Macbook (MacOS 10.15 Catalina of andere type) dien je de privacy-instellingen aan te passen om je scherm te kunnen delen. Doorloop de volgende stappen:

  1. Ga naar het Apple-menu door links bovenin op het logo te klikken. Ga naar: System Preferences > Security and Privacy > Privacy > Screen recording. Vink het hokje naast Google Chrome aan en klik op "Apply".
  2. Als je gevraagd wordt Chrome af te sluiten,hoef je dat niet te doen. Je kunt op ‘Later’ klikken.
  3. Pas de grootte van het scherm aan zodat het niet maximaal is, doe dan een retest en deel je scherm.

Voor meer informatie of ondersteuning neem contact op met de 24/7 ondersteuning van Proctorio in de live Chat of email via support@proctorio.com.

Moet ik zelf iets doen zodat mijn webcam en/of microfoon goed werken tijdens een tentamen met online proctoring?

We krijgen vragen over het niet werken van de camera en/of microfoon in bepaalde applicaties. In sommige gevallen blijkt dit te liggen aan de privacyinstellingen: 'Apps toegang verlenen tot uw microfoon/camera' staat dan uitgeschakeld. Schakel deze optie weer in om de microfoon/camera te kunnen gebruiken. Met het oefententamen kun je testen of je microfoon en camera het doen. We willen je vragen dit op tijd te doen.

Blokkeert Proctorio (gedeeltelijk) het gebruik van mijn laptop? Of kan ik wel documenten openen, zoals het boek dat ik nodig heb voor het openboektentamen?

De online proctoring-software blokkeert het gebruik van andere toepassingen niet. De software neemt alles op wat er op je scherm wordt gedaan. Als je applicaties, boeken etc. gebruikt die door je docent zijn toegestaan, is dit natuurlijk geen probleem. Je docent zal je laten weten welke tentamenhulpmiddelen zijn toegestaan.

Moet ik thuis een printer hebben om tentamens te kunnen maken?

Nee, je hebt geen printer nodig. Voor sommige tentamens heb je wel pen en papier nodig om vragen uit te werken (bijv. wiskundige vergelijkingen). Dit wordt vooraf door de docent gecommuniceerd.

Kan ik een gastaccount op mijn eigen laptop gebruiken voor de toets?

Jazeker, je kunt een gastaccount op je eigen laptop aanmaken en gebruiken om de toets te maken. Sommige studenten vinden het een fijn idee om de Proctorio plug-in niet in je gebruikelijke account te installeren, maar in dit gastaccount.

Hoe bereid ik me voor op een online tentamen met Proctorio?

1. Ga na welke toetsapplicatie gebruikt wordt voor je tentamen

Op de Brightspacepagina van je vak vind je welke toetsapplicatie wordt gebruikt voor het tentamen. Onderstaande (stapsgewijze) handleidingen helpen je bij een goede voorbereiding op het online tentamen.

Algemene handleiding Proctorio
Studentinstructie Proctorio tentamen in TVO

Ga na welke toetsapplicatie gebruikt wordt voor je tentamen

2. Installeer Google Chrome

Installeer deze browser via de Google Chrome-website.

3. Installeer de Proctorio plug-in

Installeer deze plug-in via de Proctorio-website.

4. Test met een oefentoets of je hardware, software en internetverbinding voldoen

Wanneer jouw faculteit een Testvision-Proctorio oefentoets beschikbaar stelt, dan vind je deze oefentoets wanneer je inlogt in TestVision. Hiermee kun je testen of je eigen hardware (bijvoorbeeld laptop en camera/webcam), software en internetverbinding goed genoeg zijn voor het tentamen. Zorg ervoor dat je tijdens het maken van de oefentoets dezelfde opstelling gebruikt als die je bij het echte tentamen gaat gebruiken. Zorg er ook voor dat je (net als bij het echte tentamen) eerst alle niet benodigde software en websites sluit. Voor Proctorio wordt een stabiele internetverbinding met een minimale upload speed van 1Mbps geadviseerd. Bekijk eventueel de vereisten om een tentamen te kunnen maken op de Proctorio website, onderaan de pagina bij 'Proctorio Minimum System Requirements'.

Als je tijdens het maken van de oefentoets problemen ervaart, neem dan direct contact op met Proctorio. Proctorio is 24/7 bereikbaar via de Live Chat in de oefentoets of via https://proctorio.com/support.

Mocht jouw laptop ongeschikt zijn, dan kun je tegen een kleine vergoeding een laptop huren op https://studiepc.nl of bij Surfspot.

5. Maak het oefenexamen, zodat je weet wat je kunt verwachten

We willen je vragen om ruim op tijd het oefententamen te maken. Mochten er bij jou technische problemen zijn, dan is er nog genoeg tijd om dit op te lossen. Voor vragen, neem dan eerst contact op met Proctorio via de Live Chat in de oefentoets of via https://proctorio.com/support.

Mocht je er met hun hulp niet uitkomen, neem dan contact op met jouw eigen faculteit.

6. Ken de belangrijkste aandachtspunten

Om ervoor te zorgen dat je goed voorbereid aan je tentamen begint, is het belangrijk om ten minste de volgende zaken te weten:
How to make your proctored exam on paper?
How to make your proctored exam without paper?
How to make your proctored exam multiple choice?

Kan ik oefenen met online proctoring?

Ja, alle studenten moeten oefenen met online proctoring door een oefententamen te maken. Dit is essentieel om het echte tentamen te kunnen maken. Wanneer jouw faculteit een Testvision-Proctorio oefentoets beschikbaar stelt, dan vind je deze oefentoets wanneer je inlogt in TestVision. Neem voor meer informatie contact op met de aangewezen persoon/afdeling binnen jouw faculteit. Klik hier voor de contactgegevens.

Wat moet ik doen als ik technische problemen ondervind vóór het maken van een toets?

Vóór je online tentamen: Voor alle technische vragen over het gebruik van proctorio: neem contact op met Proctorio via de Proctorio Live Chat in de toets of via https://proctorio.com/support.

Voor alle overige vragen kan je gebruik maken van de HvA LiveChat functie bij de toets. In het uitzonderlijke geval dat je er bij beide kanalen niet uitkomt, neem contact op met de aangewezen persoon/afdeling binnen jouw faculteit. Klik hier voor de contactgegevens.

Wat moet ik doen als ik tijdens het tentamen problemen heb met het gebruik van online proctoring?

Er zit een chatfunctie in de online proctoring-software die 24/7 beschikbaar is om technische problemen op te lossen. Als het proces te lang duurt of niet werkt, wordt het chatpictogram weergegeven en krijg je de vraag of je hulp nodig hebt. Je kunt ook op de blauwe knop onderaan in het scherm klikken om hulp te vragen, of ga naar www.proctorio.com/support om de livechat te starten. De HvA krijgt achteraf toegang tot de logbestanden en zal die raadplegen wanneer daar aanleiding toe is.

Tijdens een toets kan je voor vragen over de toets zelf terecht bij de HvA LiveChat via examsupport.hva.nl.

Is het een probleem als mijn internetverbinding tijdens het maken van een tentamen via online-proctoring (af en toe) wegvalt?

Het is belangrijk te zorgen voor een stabiele internetverbinding. Tip: een lange ethernet kabel is niet duur en maakt je verbinding veel stabieler. Mocht je toch nog technische problemen ondervinden, ondanks een stabiele internetverbinding, dan kun je deze melden bij:

  • De Proctorio-helpdesk (www.proctorio.com/support) in het geval van problemen met Proctorio;
  • De HvA LiveChat via examsupport.hva.nl bij het ondervinden van andere technische problemen vlak voor, en tijdens het maken van het tentamen.
  • In het uitzonderlijke geval dat je er bij beide kanalen niet uitkomt, neem contact op met de aangewezen persoon/afdeling binnen jouw faculteit. Klik hier voor de contactgegevens.

Aan het einde van elk tentamen is een vraag opgenomen waar je dit soort verstoringen kunt melden zodat de docent hier bij het beoordelen rekening mee kan houden. Neem voor alle overige vragen contact op met jouw eigen faculteit.

Moet mijn telefoon tijdens een tentamen met online proctoring in vliegtuigmodus staan?

Bij tentamens waar aan het eind van het tentamen een upload noodzakelijk is per telefoon, is het toegestaan om een telefoon onder handbereik te hebben. De telefoon moet tijdens het tentamen echter wel in vliegtuigmodus staan en mag pas aan het einde van het tentamen worden gebruikt om foto's te maken en te uploaden.

Bij online proctoring moeten studenten zelf ‘leeg’ papier leveren. Hoe leeg moet dit zijn?

Bij sommige toetsen is vooraf bekend gemaakt dat papiergebruik noodzakelijk (uitwerkingen) of toegestaan (kladpapier) is. Om verwarring bij de beoordeling van de videobeelden te voorkomen, moeten studenten blanco papier gebruiken. Gelinieerd of ruitjespapier is toegestaan, maar het moet ongebruikt zijn en duidelijk voor de webcam worden gehouden (voor- en achterkant).

Bij online proctoring wordt je gevraagd om je schriftelijke antwoorden gedurende twee seconden op de webcam te laten zien. Mijn webcam is echter een beetje wazig en niet goed leesbaar. Is dit een probleem?

Het is geen probleem als niet alle details zichtbaar zijn, maar we moeten wel de lay-out van het hele blad kunnen zien. De foto die je uploadt, wordt vergeleken met de webcamscan. Het is niet toegestaan om nog iets aan te passen nadat je je antwoorden voor de webcam hebt gehouden.

Mag ik gebruik maken van kladpapier?

Je examinator bepaalt welke hulpmiddelen, zoals kladpapier, zijn toegestaan tijdens de toets. Dit wordt voorafgaand aan de toets kenbaar gemaakt. Tijdens elke toets is in ieder geval via de Proctorio software digitaal kladpapier met de naam ‘whiteboard’ beschikbaar. Je kunt het whiteboard openen via het icoon (icoon potlood) rechtsonder in de Proctorio widget.

Mag ik gebruik maken van een (grafische) rekenmachine?

Je examinator bepaalt welke hulpmiddelen, zoals een rekenmachine, zijn toegestaan tijdens de toets. Dit wordt voorafgaand aan de toets kenbaar gemaakt. Tijdens elke toets is in ieder geval via de Proctorio software een standaard digitale rekenmachine beschikbaar. De standaard digitale rekenmachine kun je openen via het icoon (icoon wiskundige symbolen) midden onder in de Proctorio widget.

Ik heb een openboektentamen, maar mijn boeken staan op mijn e-reader/iPad. Mag ik deze gebruiken?

Bij online proctoring is een iPad of e-reader niet toegestaan. Je kunt het boek inzien op je laptop. Zorg dus dat je de benodigde software op je computer installeert.

Mag ik toetsmateriaal opslaan, bijvoorbeeld door screenshots te nemen?

Nee, zonder nadrukkelijke toestemming van de examinator is het niet toegestaan om screenshots te maken of op enige andere manier toetsmateriaal op te slaan.

Mag ik tijdens het tentamen iets eten en/of drinken of medicijnen innemen en dit dus op mijn bureau hebben staan?

Net als bij een tentamen op de HvA is het toegestaan om tijdens het tentamen uit een flesje te drinken en een kleine versnapering te nuttigen. Zet dus geen hele fruitmanden op je bureau en smeer geen boterhammen tijdens het tentamen. Je bureau moet verder leeg zijn. Medicijnen kunnen worden ingenomen.

Mag ik tijdens een online tentamen naar de wc?

Nee, je mag tijdens een tentamen met online proctoring niet naar de wc gaan. Tenzij je uitdrukkelijke toestemming hebt van de examencommissie vanwege bijv medische redenen. Zorg er dus voor dat je voor het tentamen begint naar de wc gaat.

Ik heb geen bevestiging gekregen na het uploaden van een bestand (foto of pdf-bestand). Het scherm bleef enige tijd leeg en ik kreeg geen bevestiging dat het uploaden was gelukt.

Na het uploaden in TestVision wordt de bestandsnaam zichtbaar. Je kan het geüploade bestand desgewenst nog bekijken, eventueel verwijderen en opnieuw een bestand uploaden.

Ik heb recht op extra tijd. Wordt hier met online proctoring tentamens ook rekening mee gehouden?

De reguliere procedures om in aanmerking te komen voor extra tijd voor examens zijn van toepassing. Als je extra tentamentijd toegekend hebt gekregen, dan geldt dit tijdens online tentamens ook.

Wat wordt als mogelijke fraude gezien bij een tentamen met online proctoring?

Bij de beoordeling van fraude wordt er onder andere gelet op onderstaande gedragingen. Let op: de faculteit bepaalt voorafgaand aan de toets welke gedragingen het zwaarst meetellen.

  • overmatig wegkijken van het scherm
  • of de student de kamer verlaat
  • of de student hulpmiddelen (zoal koptelefoon of grafische rekenmachine) gebruikt zonder nadrukkelijke toestemming van de examinator
  • of er meer gezichten in beeld zijn
  • of er nieuwe tabbladen worden geopend zonder nadrukkelijke toestemming van de examinator
  • of de browser wordt verlaten zonder nadrukkelijke toestemming van de examinator
  • of er software wordt gebruikt, anders dan de toetssoftware, zonder nadrukkelijke toestemming van de examinator
  • of het audiosignaal afwijkt
  • of de start, eindtijd en duur van het tentamen afwijkt

Bekijk de infographic met uitleg over hoe een geproctored examen wordt geanalyseerd

Hoe wordt er getoetst op fraude?

Online proctoring software signaleert verdacht gedrag, maar bepaalt niet of er sprake is van fraude. Identificatie van een mogelijk vermoeden van fraude wordt gedaan door een selecte groep getrainde medewerkers van de HvA, zogenaamde reviewers, die de opnames achteraf monitoren volgens een vast protocol. Wanneer een reviewer op basis van dit protocol een mogelijke verdenking van fraude identificeert, wordt een proces-verbaal opgemaakt en overhandigd aan de examencommissie. De reviewers beoordelen niet, zij signaleren alleen. De examencommissie onderzoekt en beoordeeld op basis van het proces-verbaal.

Vermoeden van fraude, wat gebeurt er dan?

Wanneer er een vermoeden van fraude door een reviewer is vastgesteld, wordt hiervan een proces verbaal opgesteld en overgedragen aan de betreffende examencommissie. De examencommissie is vanaf dat moment verantwoordelijk voor de afhandeling. De examencommissie vind je op de pagina van jouw eigen opleiding of faculteit.

Wat gebeurt er met de opgeslagen gegevens na afloop van het tentamen met online proctoring?

De gegevens worden versleuteld opgeslagen in een omgeving waar alleen geautoriseerde medewerkers van de HvA toegang toe hebben. Na beoordeling van het opgeslagen beeld- en geluidsmateriaal, wordt het materiaal zo snel mogelijk verwijderd (zie AVG statement HvA voor precieze termijnen)

Kunnen mijn gegevens voor iets anders worden gebruikt dan online proctoring?

Nee. Jouw gegevens kunnen alleen gebruikt worden voor het opsporen van fraude.

Wanneer is de Proctorio extensie in mijn Chrome browser actief?

De Proctorio extensie voor Chrome is alleen actief tijdens het maken van een geproctorde toets. Het Proctorio ‘schild-icoontje’ verandert dan van grijs naar groen. De extensie is dus niet actief voor of na een toetsafname. Maak je je zorgen over je privacy? De-installeer of deactiveer dan tijdelijk de Proctorio extensie en installeer of activeer het zodra je weer een geproctord tentamen gaat maken.

Kan ik de Proctorio extensie ook (tijdelijk) de-installeren of deactiveren?

De Proctorio extensie voor Chrome is alleen actief tijdens het maken van een geproctorde toets en dus niet actief voor of na een toetsafname. Maak je je zorgen over je privacy, de-installeer dan de extensie nadat je een tentamen hebt afgenomen.

De-installeren

Je kan de extensie de-installeren door rechtsboven in je Chrome browser op het Proctorio 'schild-icoontje' te klikken. Klik vervolgens op 'remove from Chrome' en tot slot op 'remove'. De volgende keer dat je een geproctord tentamen maakt, dien je de extensie wel weer opnieuw te installeren.

Deactiveren

Het is ook mogelijk om de extensie te deactiveren in plaats van te de-installeren. Dit doe je door rechtsboven in je Chrome browser op het Proctorio 'schild-icoontje' te klikken. Klik vervolgens op 'manage extensions' en tot slot op 'off'. Vergeet niet de extensie weer in te schakelen, voordat je een volgend geproctord tentamen gaat maken. Dit doe je door op het Proctorio 'schild-icoontje' te klikken, vervolgens op 'manage extensions' en tot slot op 'On'.

Hoe gaat de HvA om met privacy en beveiliging met betrekking tot online proctoring?

We vinden jouw privacy bij dit proces heel belangrijk. Er is een gegevensverwerkingsovereenkomst afgesloten met Proctorio en er is een privacyverklaring opgesteld waarin staat welke informatie Proctorio en de HvA verwerken en hoe je privacy wordt gewaarborgd. De gegevens worden versleuteld en opgeslagen door Proctorio. Proctorio verklaart het volgende: “Zero-knowledge versleuteling op militair niveau zorgt ervoor dat je tentameninformatie veilig wordt bewaard.” Bij deze vorm van versleuteling wordt een al versleuteld bericht nog een of meerdere keren versleuteld met hetzelfde of een ander algoritme. Dat houdt in dat Proctorio je persoonsgegevens niet kan gebruiken om jou persoonlijk te identificeren. De term ‘zero-knowledge’ wil zeggen dat Proctorio niets weet over de gegevens die op hun servers zijn opgeslagen. Tot slot heeft Proctorio geen toegang tot je gegevens. Alleen bevoegde medewerkers van de HvA hebben hier toegang toe.

Voor het besluit om online proctoring toe te laten, heeft de HvA vooral op deze punten gelet en vastgelegd dat:

  • de data alleen toegankelijk is voor bevoegde HvA medewerkers, die door de examencommissie van de betreffende faculteit zijn gemandateerd.
  • het bedrijf dat de software levert (Proctorio) de beelden niet kan zien, deze zijn versleuteld (end-to-end, zero knowledge encryption).
  • de servers in de EU staan en het opgeslagen beeld- en geluidsmateriaal zo snel mogelijk na beoordeling worden verwijderd
  • de beelden nooit ergens anders voor gebruikt worden dan het opsporen van mogelijke fraude.

De oplossing voldoet aan de AVG. De Functionaris Gegevensbescherming adviseerde positief, zoals je kunt lezen in het privacy statement.

In de volgende infographics wordt duidelijk uitgelegd welke data wordt opgeslagen en wat er met jouw persoonlijke data gebeurt:
Welke data wordt opgeslagen?
Hoe wordt data verwerkt?

In hoeverre heeft de Amerikaanse Cloud Act betrekking op de datastromen, gegeven het feit dat de online proctoring-partij gevestigd is in de VS?

Ook op deze content is de Cloud Act van toepassing. De privacyfunctionaris van de HvA heeft een risicoanalyse uitgevoerd en acht het risico dat de Cloud Act voor deze content wordt ingezet erg klein. Daarom is besloten om met Proctorio te werken voor de tentaminering met online proctoring, zeker ook gezien de studievertraging die anders door studenten zou worden opgelopen, met alle mogelijke gevolgen van dien. De HvA houdt zich aan de AVG en maakt gebruik van de gegevensbeschermingsmechanismen die de Europese Commissie ter beschikking heeft gesteld, zijnde modelcontractbepalingen. Er kan daarom geen vergoeding worden geëist.

Ik heb toch nog wat zorgen over privacy bij tentaminering met online proctoring.

Tijdens deze coronacrisis doen we ons uiterste best om studievertraging te voorkomen. Daarom hebben we docenten gevraagd om zoveel mogelijk alternatieve toetsmethodes te bedenken. Helaas zijn er voor sommige vakken geen alternatieve toetsmethodes gevonden. In die gevallen hebben we besloten gebruik te maken van online proctoring, omdat deze tentamens anders voor onbepaalde tijd moeten worden uitgesteld.

Met de leverancier hebben we passende afspraken gemaakt, en er is een Privacy Statement opgesteld.

We handelen conform de AVG (privacywetgeving) en dat betekent dat we online proctoring voor tentaminering kunnen inzetten. Als je om privacy redenen toch niet wilt deelnemen aan een tentamen met online proctoring kunnen we je helaas geen alternatief bieden. Je zult dan moeten wachten tot we weer tentamens en herkansingen op locatie aanbieden.

  • Heb je een probleem met het starten van Proctorio: lees eerst de FAQ op deze pagina.
  • Heb je je antwoord niet gevonden? Ga dan naar proctorio.com/support en open de chat met Proctorio.
  • Kom je er tijdens het maken van een toets niet uit met Proctorio, neem dan contact op met examsupport.hva.nl
  • In het uitzonderlijke geval dat je er bij beide kanalen niet uitkomt, neem contact op met de aangewezen persoon/afdeling binnen jouw faculteit.
  • Vragen over privacy kan je aan het AVG-team stellen.

Gepubliceerd door  Facility Services 29 oktober 2020