A-Z Studenten Toegepaste Wiskunde

Archiefbeheer

Alle inkomende en uitgaande post en beleidsdocumenten van het CvB die van rechtspositioneel belang zijn of bewijs- of beleidswaarde hebben voor de HvA worden geregistreerd. Hiertoe behoren ook de overeenkomsten, Collegebesluiten en beleidsnotities. Indien nodig zorgt DIV voor verspreiding van deze documenten naar de juiste afdeling die belast is met de afhandeling.

Uitgaande post en Collegebesluiten kunnen door de DIV ook worden opgemaakt in de juiste huisstijl voordat ze ter ondertekening worden aangeboden aan het CvB.

N.B.: Indien je een uitgaande brief of overeenkomst hebt die door het CvB ondertekend moet worden, stuur deze s.v.p. naar de DIV voor registratie, ondertekening en eventueel verspreiding (via de mail naar servicedesk-div@hva.nl, of fysiek naar DIV-HvA, Postbus 1025, 1000 BA Amsterdam).

In 2016 is het beheer van accreditatiedossiers van de afdeling Onderwijs & Onderzoek (O&O) bij de DIV komen te liggen. Dit geldt voor zowel voor het digitale als fysieke archief van voor 2016 als nieuw binnen te komen stukken. Voor meer informatie kun je terecht bij: servicedesk-div@hva.nl

De afdeling DIV beheert zowel de fysieke als digitale huisvestingsdossiers van de HvA van de afdeling Huisvesting van Facility Services en geeft op basis van een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) ondersteuning bij het ordenen en opschonen van fysieke en digitale HvA archieven. De afdeling Huisvesting bestaat uit de teams Projectmanagement, Onderhoudsmanagement en Vastgoedmanagement. Onder het archief van Huisvesting vallen onder andere, beslisdocumenten, proces verbalen, koop- en huurovereenkomsten, tekeningen en overige correspondentie.

Bewaartermijnen huisvesting

De DIV beheert het semi-statische archief (archief ouder dan 10 jaar) van diverse afdelingen. Wanneer archief van afgesloten zaken om een bepaalde reden (bijvoorbeeld vanwege de bewijswaarde of de bewaarplicht die aan de stukken verbonden is) voor een langere periode bewaard dient te worden kan dit in overleg eventueel overgedragen worden aan de DIV. Voor overleg omtrent het overdragen van semi-statisch archief kan het beste een mail gestuurd worden naar: servicedesk-div@hva.nl.

Naast de uitvoering van archiefbeheer kan de DIV ook advies geven, o.a. over:

  • welke archiefstukken bewaard moeten worden;
  • hoe lang archiefstukken bewaard moeten worden;
  • digitalisering van archief;
  • vernietiging van archief;
  • opstellen van richtlijnen voor archivering;
  • inrichting en beheer van archiefdepots.

Voor vragen omtrent een van bovenstaande zaken kan het beste een mail gestuurd worden naar: servicedesk-div@hva.nl.

Gepubliceerd door  DIV 19 september 2022