Vragen verstrekken persoonsgegevens

Het delen van persoonsgegevens wordt onder de AVG gezien als een bewerking. Het is de HvA in bepaalde situaties toegestaan om persoonsgegevens te delen met derden:

• in het geval van toestemming van betrokkenen;
• voor het uitvoeren van een overeenkomst;
• vanwege een wettelijke verplichting;
• vanwege een vitaal belang ;
• vanwege een publiekrechtelijke taak;
• en als er sprake is van een gerechtvaardigd belang.

Bij Wat zijn mijn rechten? > Recht op inzage is een document bijgevoegd waarin je kunt zien in welke belangrijke systemen jouw gegevens verwerkt worden en met wie ze gedeeld worden.

Nee, studieresultaten zijn persoonsgegevens. Deze mogen alleen aan ouders of opvoeders worden verstrekt als de student daar toestemming voor geeft. De HvA verstrekt wel aan DUO informatie over de studievoortgang. Die informatieverstrekking berust op een wettelijke verplichting.

Voor personen jonger dan 16 jaar (zoals mogelijke aankomende studenten) blijft net als voorheen met de AVG extra aandacht voor de bescherming van hun persoonsgegevens. Als er sprake is van verwerking van persoonsgegevens op basis van toestemming (bijvoorbeeld bij een inschrijving voor een open dag) dan dient toestemming te zijn verleend door een ouder/voogd. De HvA dient te controleren en kunnen aantonen dat de toestemming door een ouder/voogd daadwerkelijk is gegeven (bijvoorbeeld handtekening ouder/voogd).

Het verstrekken van studieresultaten is een vorm van ‘verwerken’ van persoonsgegevens. Het verstrekken van deze informatie aan werkgevers is alleen als de betreffende student daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven. Het is aan de student en/of de werkgever dit te regelen. HvA verstrekt de werkgever alleen informatie als vaststaat dat de student daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven.

Het verstrekken van studieresultaten/persoonsgegevens van studenten is een vorm van ‘verwerken’ van persoonsgegevens. Deze ‘verwerking’ is onder bepaalde voorwaarden toegestaan. Dit is bij voorbeeld het geval als HvA samen met een andere onderwijsinstelling een opleiding of een deel daarvan verzorgt en beide instellingen moeten weten welke student aan die opleiding deelneemt.

Om een verblijfsvergunning voor het volgen van een studie in Nederland te verkrijgen, wenst de overheid inzicht te hebben in de studievoortgang van betrokkenen. Dit is geregeld in de Gedragscode internationale student hoger onderwijs en de Wet Modern Migratiebeleid. Studenten krijgen alleen een verblijfsvergunning indien zij een studie volgen bij een instelling voor hoger onderwijs die de gedragscode heeft ondertekend. Dit is het geval bij de HvA.

Ja, op grond van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW) is de HvA verplicht persoonsgegevens van studenten aan DUO te verstrekken.

Het verstrekken van persoonsgegevens is een vorm van ‘verwerken’ van persoonsgegevens. Is er sprake van een strafrechtelijk onderzoek door het Openbaar Ministerie, dan is HvA op grond van de wet verplicht informatie te verstrekken. De gevraagde informatie wordt pas verstrekt nadat daar door een bevoegde functionaris schriftelijk om is verzocht.

De HvA mag persoonsgegevens verstrekken aan een andere faculteit. Redenen hiervoor kunnen zijn dat een bij de HvA ingeschreven student onderzoek gaat verrichten bij een andere faculteit of daar onderwijs volgt.

Buitenlandse organisaties waar de HvA mee werkt zijn bijvoorbeeld partnerscholen waar studenten op uitwisseling heen kunnen gaan.

Werkt de HvA samen met een in een EU-lidstaat gevestigde organisatie, dan geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG geldt ook als de in de EU gevestigde organisatie een dochtermaatschappij is van een niet in de EU gevestigde organisatie. Hoofdregel is dat in alle gevallen de verwerking van persoonsgegevens geschiedt in een EU-lidstaat waar de Algemene verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht is.

Worden persoonsgegevens buiten de EU verwerkt, dan is dat alleen toegestaan als er sprake is van een voldoende beschermingsniveau. Of dit is toegestaan wordt beoordeeld door de Europese Commissie, dit wordt gedaan middels een adequaatheidsbesluit. Van belang voor het afgeven van een adequaatheidsbesluit is de vraag of:

1. er in het betreffende land sprake is van een rechtstaat;
2. er sprake is van een effectief functioneren van één of meer onafhankelijke toezichthoudende autoriteiten;
3. de internationale toezeggingen die het betreffende land heeft gedaan met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, alsmede uit deelname van dat land aan multilaterale of regionale regelingen.

Indien er (nog) geen adequaatheidsbesluit is van de EU dan probeert de HvA conform de AVG zo goed mogelijk de bescherming van de persoonsgegevens van studenten te borgen door dit in bijvoorbeeld samenwerkings- en verwerkingsovereenkomsten op te nemen.

De hoofdregel is dat dit via interne media (bijvoorbeeld MijnHvA) mag, maar dat voor externe media (hva.nl) toestemming moet worden gevraagd.

Alle persoonsgegevens moeten in principe ter inzage gelegd worden. Je kan altijd vragen aan de verzoeker welke gegevens hij of zij wil inzien. Weigeren is niet toegestaan. Afwikkeling gaat via Juridische Zaken.