Hogeschool van Amsterdam

A-Z Studenten Logistics Engineering

Archief

Wat doet Documentaire Informatievoorziening (DIV)?

De DIV UvA-HvA beheert, ondersteunt, faciliteert en adviseert in het beheer van werkproces-gebonden informatie, in welke vorm dan ook, die nodig is voor interne en externe verantwoording van de UvA-HvA.

Ook zorgt DIV ervoor dat het culturele erfgoed, dat in de processen ontstaat, duurzaam toegankelijk blijft. Voor selectie en waardering van archief maken wij gebruik van wettelijke normen en kaders, zoals de selectielijst voor Hogescholen. Bij de vernieuwing van de selectielijst in 2019 is een leeswijzer verschenen.

DIV adviseert de organisatie-eenheden en medewerkers o.a. over:

  • welke archiefstukken er bewaard moeten worden;
  • hoe lang archiefstukken bewaard moeten worden;
  • hoe archivering zo efficiënt mogelijk kan gebeuren;
  • digitalisering van archief;
  • vernietiging van archief.

Voor de personele documenten is een aparte lijst met bewaartermijnen opgesteld.

Daarnaast beheert de DIV archiefstukken voor diverse organisatie onderdelen:

  • Ingaande en uitgaande post van het CvB en RvT;
  • Semi-statisch archief* voor diverse organisatie-onderdelen;
  • Personeelsdossiers personeel uit dienst.

* Semi-statisch archief betreft archiefstukken die zijn afgesloten en feitelijk hoogst zelden of nooit meer worden geraadpleegd. Vanwege de bewaarplicht moeten deze stukken nog bewaard worden, zoals bijvoorbeeld facturen van afgesloten boekjaren.

De DIV heeft ook een communicatiesite “Alles over archiveren” op SharePoint Online ingericht met meer informatie en tips over archiveren binnen de HvA.

Gepubliceerd door  DIV 5 juli 2021