Hogeschool van Amsterdam

A-Z Studenten Human Resource Management

Bestellen

OrderDirect is het startpunt voor elke bestelling, van klein tot groot en van o.a. bloemen, catering, drukwerk, kantoorartikelen tot hotelaccommodaties en vergaderruimtes buiten de HvA. Veel kan op eenvoudige wijze direct worden besteld. Je logt in met je HvA-ID en wachtwoord.

Naast het begeleiden van aanbestedingen verzorgt de afdeling Inkoop algemene workshops. De workshops beslaan steeds twee keer twee uur en behandelen de onderwerpen ‘onderhandelen’ of ‘(Europees) aanbesteden’. De workshops zijn met name interessant voor diegene die zich in meer of mindere mate bezighouden met inkopen en bestellen. Iedere medewerker is welkom, ongeacht functie of achtergrond.

Neem voor vragen over bestellen, inkopen, aanbesteden en de workshops contact op met de medewerkers van team Inkoop via aanbestedingen@uva.nl.

De HvA heeft met een groot aantal leveranciers afspraken gemaakt over prijzen, levertijden en de kwaliteit van de producten en diensten. De catalogi van deze leveranciers vind je in OrderDirect.

Bestel je voor het eerst via OrderDirect? Of bestel je niet vaak en twijfel je waar je wat moet kiezen of invullen? Bekijk dan de instructievideo hieronder. Hierin komen de te doorlopen stappen aan de orde. Ook laat de video zien hoe je een vrije aanvraag indient en hoe je een bestelling binnen boekt om de factuur te laten betalen.

Bekijk de instructie video

Kun je een product of dienst niet vinden? Dien dan een vrije aanvraag in via OrderDirect. De afdeling Inkoop neemt de aanvraag in behandeling en zoekt een geschikte leverancier. Je kunt bij een vrije aanvraag ook een eventueel door jezelf reeds aangevraagde offerte toevoegen.

Alle bestellingen worden automatisch in een persoonlijk inkoopdossier bewaard in OrderDirect. Afhankelijk van de opdrachtwaarde zal voor plaatsing van de bestelling via OrderDirect een akkoord worden gevraagd aan de budgethouder.

  • Iedereen kan in principe bestellen in OrderDirect. Je dient wel bestelrechten aan te vragen (zie meer informatie hierover onder het kopje Aanvragen bestelrechten OrderDirect). Het is zelfs aan te raden om via OrderDirect te bestellen, omdat de HvA met leveranciers prijsafspraken heeft gemaakt en omdat je factuur ook sneller en op de juiste manier wordt afgehandeld. Doel is dat alle bestellingen in de toekomst via OrderDirect gaan.
  • Bestel je incidenteel? Vraag op je afdeling wie rechten heeft om te bestellen of neem contact op met de afdeling Inkoop.
  • Bij bestellingen boven de 5.000 euro ben je verplicht om bestellingen via OrderDirect te plaatsen.

Neem voor het aanvragen of uitbreiden van bestelrechten contact op met de controller van jouw dienst, afdeling of faculteit.

Afhankelijk van je bestelrechten zie je de gekoppelde leveranciers. Ook als je nog geen bestelrechten hebt gekregen, kun je wel al een kijkje nemen in OrderDirect. Je kunt dan alleen nog geen bestellingen plaatsen en niet alle functionaliteiten zijn zichtbaar.

Controllers

Controllers kunnen bestelrechten aanvragen of wijzigen via het formulier: Autorisaties OrderDirect.

Als een opdracht wordt geplaatst bij een externe leverancier via OrderDirect, dan ontvangt de leverancier automatisch de gegevens van de HvA met de factuurvereisten. Zo komt de factuur met de juiste gegevens bij het Administratief Centrum terecht. De leverancier stuurt de factuur zelf naar de HvA. Het Administratief Centrum doet de administratieve verwerking.

Zie ook Betalen.

  • De levertijd van een bestelling is afhankelijk van de leverancier. Per aangesloten leverancier vind je in OrderDirect informatie over levertijden en eventuele prijsafspraken.
  • Een vrije aanvraag wordt na ontvangst binnen 1 werkdag verwerkt (door de afdeling Inkoop).
  • De verzendtermijn van de bestelling is afhankelijk van de opdrachtwaarde en van de bijbehorende doorlooptijd die nodig is om goedkeuring te krijgen van de budgethouder.

Wil je advies bij inkoop- en aanbestedingstrajecten vanaf € 50.000,-? Kijk in de AZ-lijst onder Inkopen en aanbesteden.

3 augustus 2021