A-Z Studenten HBO-Verpleegkunde

Faciliteiten aanvragen

In onderstaand overzicht vind je informatie over de faciliteiten voor evenementen, borrels of andere activiteiten bij het Experience Centre op de Hogehilweg.

Wil je een evenement of bijeenkomst organiseren in het Experience Centre en wil je daar advies over? Neem dan contact op. Weet je al precies wat je wilt en nodig hebt? Vul dan het formulier 'Aanvraag evenement' in.

Aanvraagtermijnen

  • De aanvraagtermijn is minimaal 10 werkdagen vóór aanvang van het evenement. Aanvragen die later worden ingediend worden in behandeling genomen, maar kunnen mogelijk niet meer tijdig gerealiseerd worden.
  • Bevestigen van een aanvraag via Servicedesk FS – 1 werkdag.
  • Aanvragen van meubilair, materialen en diensten (intern zoals gebouwbeheer en extern zoals beveiliging) - 10 werkdagen vóór aanvang evenement.
  • Wijzigen of annuleren t/m 5 werkdagen vóór het evenement: kosteloos.
  • Wijzigen of annuleren vanaf 4 tot 1 werkdag vóór het evenement: alle kosten worden doorberekend.

Services Facilitaire Evenementencoördinatie

  • Adviseren en coördineren van facilitaire dienstverlening rondom een evenement.
  • Toestemming verkrijgen bij de hoofdgebruiker van het pand waar het evenement plaats zal vinden.
  • Adviseren over zaken met betrekking tot Bedrijfshulpverlening (BHV). De verantwoordelijkheid voor de aanwezigheid van de bedrijfshulpverlening ligt bij de aanvrager van het evenement.
  • Toestemming vragen voor filmen, fotograferen of promotionele activiteiten.

Extra services

  • Aanwezigheid van medewerker Evenementencoördinatie, BHV'er, gebouwbeheerder en/of portier/beveiliger tijdens het evenement.
  • Audio-visuele ondersteuning en/of extra apparatuur.
  • Regelen van extra openstelling van de HvA-locatie buiten reguliere openingstijden.
  • Inhuren, plaatsen en verwijderen van materiaal en meubilair.
  • Schoonmaak voor, tussentijds en na een evenement.

Bij een aanvraag voor extra services ontvang je vooraf een prijsopgave.

Download de actuele tarieven (PDF)

In de meeste ruimtes in het Experience Centre op de Hogehilweg is standaard een scherm met geluidsversterking aanwezig. In alle vergader- en projectruimtes kan een laptop aangesloten worden via HDMI, VGA of Airtame.

Wanneer je extra audiovisuele middelen nodig hebt voor het evenement kun je dit aangeven op het formulier 'Aanvraag evenement '.

De Audiovisuele dienst en de ICT-afdeling beschikken niet over uitleen-laptops. Neem hiervoor contact op met de ICT contactpersoon van je eigen faculteit of dienst .

Via de webshop ‘OrderDirect’ bestel je producten van een groot aantal leveranciers. De HvA heeft afspraken gemaakt over prijzen, levertijden en het kwaliteitsniveau van producten en diensten.

OrderDirect is het startpunt voor elke bestelling, van klein tot groot en van o.a. bloemen, drukwerk, kantoorartikelen tot hotelaccommodaties en vergaderruimtes buiten de HvA. Veel kan op een eenvoudige wijze direct worden besteld. Je logt in met je HvAID en wachtwoord.

Meer informatie over Bestellen.

Wanneer er tafels geplaatst moeten worden om de catering op te plaatsen dan kun je dit aangeven op het formulier 'Aanvraag evenement '.

Je kunt een verzoek doen via het formulier 'Aanvraag Evenement' om het gebouw langer open te laten zijn. De extra kosten worden doorbelast.

Gepubliceerd door  Facility Services 28 maart 2022