A-Z Studenten Fiscaal Recht en Economie

Projecten

Sinds 2014 zijn er diverse projecten gestart om de professionaliteit van het HvA Archief te verbeteren.

Professionalisering HvA Archief

In 2014 heeft het Project Professionalisering HvA Archief (als onderdeel van het Programma Sluitend) plaatsgevonden. De continuïteit van deze professionaliseringsslag is gewaarborgd in het CvB besluit d.d. 17/02/2015 (2015hcb030) om de DIV afdeling per 01/01/2015 formeel voor de HvA te laten werken.

Begin 2015 zijn de archiefruimtes van alle HvA-gebouwen geïnventariseerd. Tijdens deze inventarisatie is bekeken welke archiefbestanddelen zich hier bevonden. Op basis van een vergelijking met de bewaartermijnen uit de Selectielijst hogescholen is een vernietigingslijst opgesteld. Na goedkeuring van de vernietigingslijst door het hoofd DIV en de eigenaar is het archief vernietigd.

Het opruimen van de archieven in de kelders van de panden die op korte termijn ontruimd werden heeft hierbij voorrang gekregen. Het Jan Bommerhuis, Wenckebachweg en de Duivendrechtskade zijn voor de verhuizing opgeruimd. Hierdoor is ruim 500 meter archief vernietigd. Dit heeft een flinke besparing opgeleverd in de verhuiskosten, minder beslag op de fysiek ruimte op de nieuwe locaties en een opgeruimd en geordend archief in de nieuw ingerichte archiefdepots. Met alle locaties zullen afspraken worden gemaakt over het opruimen van oud archief.

In de Leeuwenburg stond in januari 2021 de teller van het vernietigde archief vanaf de start van het opruimproject in 2018 op 1,32 km1. Vanuit de Leeuwenburg zal in april 2021 0,23 km1 naar het archiefdepot op het REC wordt verhuisd samen met 0,3 km1 aan huisvestingsarchief.

Het maken van kopieën van diploma’s voor archivering is per juni 2016 gestopt. Hiervoor in plaats is het instellingsregister gekomen, waarin alle afgestudeerden van de HvA komen te staan. Dit zorgt voor de volgende voordelen:
1. Besparing van fysieke ruimte bij de opleidingen.
2. Eliminatie van risico’s bij de verandering van naam, verhuizing of opheffing van opleidingen.
3. Eén eenduidige plek voor alle alumni en externe partijen waar ze zich toe kunnen wenden:

Als onderdeel van dit instellingsregister zullen de verificaties en kopie diploma's worden afgehandeld door de CSA.

Er ligt voor ruim 200 meter aan studentendossiers opgeslagen in de diverse HvA panden. Het merendeel van deze dossiers mag eigenlijk vernietigd worden ware het niet dat zich in deze dossiers kopieën van diploma’s (en cijferlijsten) bevinden. De diploma’s zijn echter niet altijd eenvoudig te vinden waardoor we alumni en verificatiebureau ’s niet snel van dienst kunnen zijn. Bovendien zijn bij verhuizingen van opleidingen, door wateroverlast en bij organisatiewijzigingen van opleidingen delen van deze archieven verloren gegaan, terwijl de HvA vanaf 1996 verplicht is om deze documenten tot minimaal 50 jaar na afgifte te bewaren. Door de diploma’s te digitaliseren en op te slaan in een documentmanagementsysteem besparen we ruimte, hebben we een efficiëntere dienstverlening en voldoen we aan de wettelijke verplichting. In 2020-2021 zijn we bezig met het digitaliseren van de diploma’s uit het archief van de Leeuwenburg. Voor meer informatie stuur een mail naar servicedesk-div@hva.nl.

Gepubliceerd door  DIV 8 maart 2021