Personeelsdossier

In het personeelsdossier is een aantal gegevens over het dienstverband van medewerkers op individueel niveau vastgelegd. Je leest hier de meest gestelde vragen over het personeelsdossier.

Leidinggevenden vinden meer informatie onder Personeelsdossier voor leidinggevenden.

Je vindt je personeelsdossier in het Digitaal Servicepunt Medewerker (DSPM) onder het tabblad Mijn gegevens. Om een document te openen heb je een VPN-verbinding nodig.

Toegang via tweestapsverificatie

De HvA maakt voor het personeelsdossier gebruik van tweestapsverificatie. Dat wil zeggen dat het inlogproces uit een extra beveiligingsstap bestaat, waarvoor je je mobiele telefoon of een YubiKey (een zogeheten token) gebruikt. Je krijgt via deze token een code die je moet invoeren. Op deze manier hebben eventuele hackers niet meer genoeg aan alleen je gebruikersnaam en wachtwoord. Meer informatie over het instellen van deze extra inlogstap vind je in de A-Z-lijst onder het kopje Tweestapsverificatie.
Voor vragen over de extra inlogstap kun je terecht bij de Servicedesk ICTS via servicedesk-icts@hva.nl of 020-595 1402.
Voor vragen over het DSPM kun je terecht bij de Servicedesk AC via servicedesk-ac@hva.nl of 020-595 1404.

Inhoud en indeling van je personeelsdossier

De HvA moet een aantal documenten of andere gegevens over je dienstverband verplicht vastleggen in een persoonlijk dossier. Een kopie van je identiteitsbewijs is een voorbeeld van zo’n verplicht document.
In het personeelsdossier staan alle documenten die de HvA heeft verzameld over je dienstverband, bijvoorbeeld je arbeidsovereenkomst (inclusief arbeidsvoorwaarden) en verslagen van jaargesprekken.

• Documenten worden in de meeste gevallen automatisch toegevoegd aan je personeelsdossier wanneer je leidinggevende wijzigingen doorvoert in je dienstverband via het DSPM.
• Als medewerker kun je via het DSPM diploma’s en onderwijskwalificaties uploaden. Het Administratief Centrum (AC) controleert of deze documenten voldoende leesbaar zijn en in de juiste categorie zijn geüpload. Als dit het geval is, voegt het AC de documenten toe aan je personeelsdossier. Zo niet, dan ontvang je hierover een e-mail.
• HR-medewerkers kunnen documenten toevoegen aan het personeelsdossier.
• De afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV) voegt eventuele uitspraken van bezwaar en beroep toe (rubriek 8).

Het personeelsdossier kent een vaste indeling in rubrieken:

1. Personalia
2. Arbeidsrelatie
3. Salaris, toelage en vergoedingen
4. Secundaire arbeidsvoorwaarden (inclusief verlof)
5. Ziekte, ongeval en ARBO
6. Opleiding en ontwikkeling
7. Functioneren en beoordelingen
8. Geschillen en disciplinaire maatregelen
9. Afgeschermd.

Als je het niet eens bent met de aanwezigheid of inhoud van een document, dan kun je een verzoek tot verwijdering indienen bij je HR-afdeling. Als je verzoek wordt afgewezen kun je contact opnemen met de ombudsman.

Privacy, veiligheid en bewaartermijn

De gegevens in het personeelsdossier zijn te beschouwen als persoonsgegevens. Daarom is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) daarop van toepassing. De HvA heeft diverse maatregelen genomen om de beveiliging van de digitale personeelsdossiers op het vereiste niveau te brengen. Zo zijn alle documenten versleuteld opgeslagen en zijn ze alleen toegankelijk voor medewerkers met de juiste toegangsrechten. Voor het raadplegen van je personeelsdossier in het DSPM moet je door een tweestapsverificatie (via je mobiele telefoon of Yubikey) bewijzen dat jij zelf ingelogd bent. Meer informatie over het instellen van deze extra inlogstap vind je in de A-Z-lijst onder het kopje Tweestapsverificatie.

Jijzelf hebt toegang tot alle gegevens, net als je HR-adviseur. Je leidinggevende heeft toegang tot de meeste gegevens, behalve tot de rubriek ‘Afgeschermd’ en de subrubriek ‘Loonbeslag’ (onder Salaris, toelagen en vergoedingen). Het kan zijn dat speciale functionarissen, zoals accountants, eenmalig toegang (via een gastaccount) moeten krijgen tot een (deel van een) personeelsdossier. Het hoofd van de afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV) keurt deze tijdelijke toegang goed.

Het is afhankelijk van het type document hoe lang dit bewaard mag worden in het personeelsdossier. Voor de meeste documenten is dit wettelijk vastgelegd. De meeste documenten worden nog 10 jaar bewaard nadat je uit dienst bent gegaan. Zie het kopje Archief van Documentaire Informatievoorziening (DIV) in de A-Z-lijst.

Ik krijg een nieuwe leidinggevende. Wat nu?

Je (nieuwe) leidinggevende heeft inzage in het volledige personeelsdossier, met uitzondering van de rubriek ‘Afgeschermd' en de subrubriek ‘Loonbeslag’ (onder Salaris, Toelagen en vergoedingen). Het is mogelijk om jaargesprekken die je hebt gevoerd bij een vorige leidinggevende via de HR-afdeling te laten overplaatsen naar de rubriek ‘Afgeschermd’, net als andere documenten wanneer daar een goede reden voor is.

Vragen of klachten

Met vragen of klachten kun je terecht bij je leidinggevende of je HR-afdeling.