A-Z Studenten

Online, fysiek of hybride evenement

Kijk goed naar je evenement en welk doel je wilt bereiken. Misschien is jouw evenement heel geschikt om in een online of hybride vorm te organiseren.

De voordelen van jouw evenement online

1. Je kan een groot publiek bereiken.

Bij een fysiek evenement dienen je gasten tijd vrij te maken om aanwezig te zijn. Denk hierbij aan gasten uit het buitenland, reistijd binnen Nederland etc. Bij een online evenement is de mogelijkheid om het bij te wonen veel gemakkelijker en werkelijk met één klik zijn ze erbij! Daarnaast kun je het evenement opnemen waardoor gasten die twijfelden of verhinderd zijn, je evenement later nog kunnen terugkijken.

2. Organiseer je je evenement online, dan heb je mogelijk minder kosten.

Denk hierbij aan minder kosten voor catering. Een online evenement is niet altijd het beste format voor elke doelstelling. Maar als het tot de mogelijkheden behoort, is het zeker het overwegen waard. Let wel op: bespaar vooral niet op je audiovisuele voorzieningen, want deze zijn onmisbaar voor de beleving van de kijker.

3. Een virtueel evenement is duurzaam.

Doordat je je evenement online organiseert hoeven mensen zich niet met de auto of met het vliegtuig te verplaatsen. Zo dragen jij en je gasten jullie steentje bij aan het milieu.

Om je op weg te helpen binnen de online en hybride evenementen hebben wij informatie verzameld zodat je snel verder kunt met de organisatie.

Welke software gebruik je voor een online evenement?

Dit is afhankelijk van wat je van plan bent tijdens het evenement en welke functionaliteiten je daarvoor nodig hebt.
Voor een online evenement is verschillende software mogelijk.

Teams

Er wordt binnen de HvA al veel gebruik gemaakt van Teams. Denk bijvoorbeeld aan online lessen. Deze software heeft vele opties en is uitermate geschikt voor een evenement.

Hieronder Youtube video’s met uitleg over hoe je evenement op Teams organiseert.
Hoe organiseer je een live evenement of webinar met Teams
Overige adviezen voor een evenement met Teams.

Zoom

Naast Teams wordt er ook veel gebruik gemaakt van Zoom.
Hieronder twee YouTube video's met uitleg over evenementen met Zoom:

https://www.youtube.com/watch?v=61OFdsloaHg
https://www.youtube.com/watch?v=k5wlFIcJoGQ

Er is nog meer software beschikbaar voor online evenementen zoals Youtube of social media kanalen maar om het overzichtelijk te houden raden wij bovenstaanden aan. Kijk echter naar wat jouw evenement nodig heeft en kies dan de software.

Platform

Er is ook een mogelijkheid om een eigen platform aan te kopen. Hier kun je zelf alles indelen naar jouw wensen en behoeftes. Er zijn verschillende externe bedrijven die platformen aanbieden denk hierbij aan: Momice, Evenementen fabriek, Lets get digital en via Google kun je er nog veel meer vinden.

Sinds april 2021 beschikt de UvA over een Hybride Learning Theatre (HLT).
Hier zijn alle voorzieningen voor een online en/of hybride evenement standaard in de ruimte aanwezig.
Bekijk de video over het HLT.

Neem voor meer informatie en/of het reserveren van de HLT contact op met evenementen@hva.nl.

Bij online en hybride evenementen zijn geluid, licht en beeld heel belangrijk, Webcollege kan je hierbij helpen. Ook zijn er samenwerkingen met andere partijen. Neem voor meer informatie contact op met evenementen-fs@hva.nl

HvA Webcollege kan je helpen met de audiovisuele vragen bij een online en/of hybride evenement. Kijk voor meer informatie bij Webcollege.

Laat sprekers niet te lang aan het woord

Lang naar iemand luisteren is tijdens een live evenement gemakkelijker dan tijdens een online evenement. Zorg ervoor dat een spreker niet meer dan 15 minuten aan het woord is. Of wissel af met een vooraf opgenomen filmpje of met een interactieve actie met je deelnemers. Zorg er ook voor dat de sprekers goed in de camera kijken zodat de deelnemers zich aangesproken voelen.

Gebruik visuals

Als iemand alleen maar praat raakt de spanningsboog snel uitgeput. Veel sprekers denken vaak dat het enkel over de informatieoverdracht gaat. Tijdens een online evenement is het juist sterker om dingen te laten zien in plaats van ze te vertellen. Een beeld zegt meer dan duizend woorden.

Maak van kijkers deelnemers

Zorg ervoor dat de kijkers niet passief achteruit zakken in hun bureaustoelen. Betrek hen bij het evenement. Zorg dat je contact houdt met je deelnemers door er meer een vraag en antwoord gesprek ervan te maken i.p.v. alleen maar zenden.
Maak daarbij eventueel gebruik van onderstaande tools

  • Een stemming via een Mentimeter
  • Een brainstormsessie of kennisquiz via Kahoot
  • Miro is ook een handig programma voor een online evenement.

Maar je kunt je deelnemers ook fysiek in beweging zetten door bijvoorbeeld stellingen te laten beantwoorden via hun scherm, door in huis iets te zoeken wat rood (niet mee eens) en groen (mee eens) is. Kijkers kunnen de kleur voor een camera houden en zo blijft het interactief.

Naast allerlei ideeën om het evenement interactief te maken wil je graag ook saamhorigheid creëren. Ook als iedereen achter een eigen computer zit. Dit kan bijvoorbeeld om voorafgaand aan het evenement iedereen hetzelfde pakje te sturen met wat lekkers en een teaser voor het evenement.

Het oog wilt ook wat.

Zorg voor een goede aankleding tijdens het online evenement. Denk aan een studio inrichting, waar niet teveel in beeld gebeurt dat de kijker afleidt. Houdt de achtergrond daarom ook zoveel mogelijk egaal.

22 maart 2022